پرش به محتویات

صندوق‌های نقدی (Cash Boxes)

۱. مقدمه: صندوق نقدی چیست؟

در سیستم ERP تابان، «صندوق نقدی» (Cash Box) نماینده دیجیتالی و آینه تمام‌نمای هر محفظه فیزیکی است که در سازمان شما برای نگهداری پول نقد (اسکناس و مسکوکات) استفاده می‌شود.

این موجودیت به شما کمک می‌کند تا دقیقاً بدانید در هر لحظه، در هر کشو، گاوصندوق، دخل فروشگاه یا کیف پولِ تنخواه‌گردان شرکت، دقیقاً چقدر پول وجود دارد و این پول متعلق به کدام بخش است.

⛔️ هشدار حیاتی برای کاربران: این ماژول فقط و فقط مخصوص ثبت «پول نقد» است.

  • چک دریافتی: اگر چک دریافت کرده‌اید، جای آن اینجا نیست! باید در ماژول «صندوق اسناد» ثبت شود.
  • موجودی بانک: اگر پول در حساب بانکی است، باید در ماژول «بانک‌ها» مدیریت شود.
  • اشتباه رایج: ترکیب کردن موجودی نقد و چک در یک صندوق، باعث مغایرت در گزارش‌های خزانه‌داری و به هم ریختن ترازنامه می‌شود. لطفاً جداگانه ثبت کنید.

۲. انواع صندوق‌هایی که باید بشناسید

برای نظم‌دهی به جریان وجوه نقد، باید ماهیت هر صندوق را مشخص کنید. در سیستم، فیلد نوع صندوق نقدی CashBoxType رفتار و کنترل‌های صندوق را تعیین می‌کند:

نوع صندوق نام فنی (System Enum) کاربرد و منطق رفتاری
۱. صندوق فروش (عملیاتی) POS / Operational (ورودی پول) مخصوص باجه‌های دریافت پول از مشتریان است.
ویژگی: ماهیت "افزاینده" دارد. معمولاً سقف نگهداری دارد و باید در پایان روز به خزانه یا بانک تخلیه شود.
۲. تنخواه گردان PettyCash (خروجی پول) مخصوص پرداخت هزینه‌های جزئی (پیک، پذیرایی، خرید خرد).
ویژگی: ماهیت "کاهنده" دارد. از مکانیزم "شارژ مجدد" (Replenishment) استفاده می‌کند.
۳. صندوق مرکزی (خزانه) MainVault (مخزن اصلی) گاوصندوق اصلی شرکت که وجوه نقد سایر صندوق‌ها در آن جمع‌آوری شده و سپس به بانک واریز می‌شود.

۳. راهنمای تکمیل فرم تعریف صندوق

مسیر دسترسی: خزانه‌داری > تعاریف پایه > صندوق‌های نقدی

برای ایجاد یک صندوق جدید، فیلدهای زیر را تکمیل کنید. (ستون نام فنی برای تیم توسعه است).

الف) اطلاعات شناسنامه صندوق (General Info)

عنوان فیلد نام فنی (Technical) راهنمای تکمیل و منطق سیستم
کد صندوق Code یک کد کوتاه و یکتا وارد کنید (مثلاً C-101).
نام صندوق Name نامی کامل و گویا انتخاب کنید.
مثال: تنخواه گردان واحد بازرگانی - آقای حسینی
بنگاه اقتصادی LegalEntityID مالک قانونی این پول کدام شرکت شماست؟
نکته فنی: سند حسابداری در دفاتر کل (GL) این شرکت ثبت می‌شود. انتقال پول بین دو صندوق از دو بنگاه مختلف، نیازمند سند "حساب جاری شرکا" است.
مکان عملیاتی OperatingUnitID این صندوق فیزیکاً در کدام ساختمان یا شعبه است؟ (مثلاً: کارخانه کرج).
کاربرد: فیلتر کردن دسترسی کاربران بر اساس شعبه.
مسئول صندوق CustodianID چه کسی کلید این صندوق را دارد؟
منطق سیستم: اگر در صندوق‌گردانی کسری دیده شود، سیستم به طور پیش‌فرض نام این شخص را در شرح سند کسری درج می‌کند.
وضعیت IsActive اگر صندوقی جمع‌آوری شد، آن را غیرفعال کنید (حذف نکنید تا سوابق بماند).

ب) تنظیمات مالی (Financial Settings)

عنوان فیلد نام فنی (Technical) راهنمای تکمیل
ارز CurrencyID این صندوق چه پولی نگه می‌دارد؟ (ریال، دلار، یورو).
قانون سخت‌گیرانه: هر صندوق فقط یک نوع ارز قبول می‌کند. برای ارزهای مختلف، باید صندوق‌های جداگانه بسازید.
حساب معین GLAccountID کد حسابداری متصل به این صندوق در ترازنامه.
مثال: ۱۱۰۲۰۰۱ - موجودی نقد نزد صندوق مرکزی
کنترل موجودی منفی AllowNegativeBalance آیا سیستم اجازه دهد کاربر بیشتر از موجودی صندوق، سند پرداخت بزند؟
پیش‌فرض: خیر. (چون در واقعیت نمی‌توانید از جیب خالی پول بردارید!).
حساب کسری/سرک ShortageAccountID OverageAccountID (اختیاری) کد حساب‌های "هزینه کسری" و "درآمد سرک" را اینجا ست کنید تا در زمان مغایرت‌گیری، سند اتوماتیک صادر شود.

ج) تنظیمات تنخواه‌گردان (Petty Cash Controls)

(این بخش فقط زمانی فعال است که نوع صندوق = تنخواه باشد)

عنوان فیلد نام فنی (Technical) کاربرد
سقف تنخواه ImprestCeiling حداکثر پولی که باید دست تنخواه‌گردان باشد (مثلاً ۵۰ میلیون). سیستم اجازه شارژ بیش از این مبلغ را نمی‌دهد.
هشدار موجودی ReplenishThreshold "نقطه سفارش پول". عددی وارد کنید (مثلاً ۲۰٪). اگر موجودی به این سطح رسید، سیستم به مدیر مالی هشدار می‌دهد که "تنخواه نیاز به شارژ دارد".

۴. سناریوهای عملیاتی (چطور با سیستم کار کنیم؟)

در این بخش، ۳ سناریوی اصلی روزمره را با جزئیات کامل و تأثیرات حسابداری بررسی می‌کنیم.

سناریو ۱: چرخه زندگی یک تنخواه‌گردان (Petty Cash Cycle)

داستان: آقای "جلالی" مسئول خرید است. یک تنخواه با سقف ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال برای او تعریف شده است.

  1. شارژ اولیه (Establishment):

    • عملیات: مدیر مالی ۱۰ میلیون تومان از "بانک ملت" به "صندوق آقای جلالی" واریز می‌کند.
    • سند حسابداری: [بدهکار] صندوق تنخواه / [بستانکار] بانک ملت.
    • موجودی سیستم: ۱۰,۰۰۰,۰۰۰

  2. خرج کردن (Expense Recording):

    • عملیات: آقای جلالی ۲ میلیون بنزین می‌زند و ۳ میلیون لوازم تحریر می‌خرد. او فاکتورها را در سیستم ثبت می‌کند (سند پرداخت از محل تنخواه).
    • سند حسابداری: [بدهکار] هزینه سوخت و ملزومات / [بستانکار] صندوق تنخواه.
    • موجودی سیستم: ۵,۰۰۰,۰۰۰ (نصف پول خرج شد).

  3. شارژ مجدد (Replenishment):

    • عملیات: موجودی کم شده است. آقای جلالی گزارش هزینه‌ها (۵ میلیون) را به مالی می‌دهد. حسابدار پس از تایید، دقیقاً ۵ میلیون تومان به او می‌دهد تا موجودی دوباره ۱۰ میلیون شود.
    • سند حسابداری: [بدهکار] صندوق تنخواه / [بستانکار] بانک ملت.

سناریو ۲: تخلیه صندوق فروش (EOD Transfer)

داستان: صندوق‌دار فروشگاه در پایان شب، ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال پول نقد در دخل دارد و می‌خواهد آن را تحویل دهد.

  1. شمارش: پول‌ها شمارش و دسته‌بندی می‌شوند.
  2. انتقال در سیستم: کاربر از فرم «انتقال وجه» (Cash Transfer) استفاده می‌کند.
    • مبدأ: صندوق فروشگاه ۱
    • مقصد: صندوق مرکزی (یا حساب بانک، اگر مستقیم واریز کند).
  3. نتیجه:
    • موجودی صندوق فروشگاه در سیستم صفر می‌شود.
    • موجودی صندوق مرکزی ۳۰ میلیون افزایش می‌یابد.
    • سند حسابداری: [بدهکار] صندوق مرکزی / [بستانکار] صندوق فروشگاه.

سناریو ۳: صندوق‌گردانی و مغایرت (Cash Count & Reconciliation)

داستان: بازرس شرکت برای شمارش ناگهانی صندوق آقای جلالی می‌رود.

  1. وضعیت سیستم (Book Balance): سیستم می‌گوید باید ۵,۰۰۰,۰۰۰ ریال پول باشد.
  2. شمارش واقعی (Physical Count): بازرس پول‌ها را می‌شمارد: ۴,۹۵۰,۰۰۰ ریال است (۵۰ هزار ریال گم شده).
  3. ثبت مغایرت:
    • بازرس فرم «صندوق‌گردانی» را باز می‌کند.
    • مبلغ واقعی (۴,۹۵۰,۰۰۰) را وارد می‌کند.
  4. عملکرد سیستم:
    • سیستم خودکار ۵۰,۰۰۰ ریال کسری (Shortage) تشخیص می‌دهد.
  5. سند اتوماتیک:
    • با تایید نهایی مدیر، سیستم سند زیر را صادر می‌کند تا موجودی سیستم با واقعیت یکی شود:
    • [بدهکار] هزینه کسری صندوق (به نام آقای جلالی)
    • [بستانکار] صندوق تنخواه
    • نتیجه: موجودی سیستم اکنون ۴,۹۵۰,۰۰۰ ریال است.

۵. کنترل‌های هوشمند سیستم (System Validations)

این قوانین در نرم‌افزار تعبیه شده‌اند تا جلوی خطای کاربران را بگیرند:

  1. قفل ارزی (Currency Lock):
    • اگر سعی کنید در صندوقی که ارزش «ریال» است، سند دلاری ثبت کنید، سیستم خطا می‌دهد: "ارز سند با ارز صندوق همخوانی ندارد."
  2. محدودیت دسترسی (Data Access):
    • صندوق‌دار «شعبه ۱» به هیچ وجه نمی‌تواند موجودی یا گردش صندوق «شعبه ۲» را ببیند. (فیلتر بر اساس OperatingUnitID).
  3. سقف تراکنش (Transaction Limit):
    • اگر برای صندوق سقف تراکنش تعیین شده باشد (مثلاً ۵۰ میلیون) و کاربر بخواهد ۱۰۰ میلیون پرداخت نقدی ثبت کند، سیستم خطا می‌دهد: "مبلغ بیش از حد مجاز پرداخت نقدی است. لطفاً چک صادر کنید."
  4. تاریخ مؤثر:
    • امکان ثبت سند برای تاریخ‌های بسته شده (دوره مالی بسته) وجود ندارد.

۶. گزارش‌های کلیدی

استفاده صحیح از این ماژول، گزارش‌های زیر را در اختیار شما قرار می‌دهد:

  • کاردکس صندوق (Cash Ledger): ریز گردش (واریز/برداشت) با جزئیات طرف حساب، تاریخ، ساعت و نام کاربر ثبت‌کننده.
  • داشبورد نقدینگی (Cash Position): یک نمای کلی که نشان می‌دهد مجموع پول نقد موجود در تمام گاوصندوق‌های شرکت (به تفکیک هر ارز) چقدر است.
  • گزارش مغایرت‌ها: لیستی از تمام کسری‌ها و اضافات ثبت شده در بازه زمانی مشخص (برای ارزیابی عملکرد و امانت‌داری مسئولین صندوق).
  • مانده تنخواه‌ها: گزارشی که نشان می‌دهد کدام تنخواه‌ها خالی شده‌اند و نیاز به شارژ فوری دارند.