دسته چکها (Checkbooks)
۱. مقدمه: مدیریت موجودی اسناد پرداخت
در سیستمهای حسابداری سنتی، تمرکز فقط بر «مبلغ چک» و «تاریخ سررسید» بود. اما در سیستم ERP تابان، ما با دسته چک دقیقاً مشابه «موجودی کالا در انبار» برخورد میکنیم.
همانطور که شما باید بدانید دقیقاً چند عدد "لپتاپ" در انبار دارید، باید دقیقاً بدانید چند برگ "چک سفید" در گاوصندوق دارید، کدامیک امضا شده، کدامیک خراب شده و کدامیک در دست مشتری است.
این ماژول به سه سوال حیاتی پاسخ میدهد:
- کجاست؟ (فیزیک چک الان دست کیست؟ شرکت، بانک یا تأمینکننده؟)
- چه وضعیتی دارد؟ (آیا صادر شده؟ آیا پاس شده؟ آیا باطل شده؟)
- اعتبار قانونی آن چیست؟ (آیا در سامانه صیاد ثبت شده؟ آیا گیرنده آن را تایید کرده است؟)
با توجه به قوانین جدید بانک مرکزی (قانون صیاد) و ظهور چکهای دیجیتال، این ماژول فقط یک دفترچه یادداشت نیست؛ بلکه قلب کنترل خزانهداری شماست.
۲. انواع دسته چک (Checkbook Types)
در سیستم تابان، باید نوع ابزار پرداخت را در لحظه تعریف دسته چک مشخص کنید، زیرا رفتار سیستم برای هر کدام متفاوت است:
الف) دسته چک قدیمی کاغذی (Old Paper)
- توصیف: همان چکهای قدیمی (معمولاً قبل از سال ۱۴۰۰) که الزامی برای ثبت در سامانه صیاد نداشتند.
- ویژگی: فیلد «شناسه صیادی» برای اینها اختیاری است.
- کاربرد: رو به انقراض هستند اما ممکن است هنوز در برخی شرکتها برای ضمانتهای قدیمی وجود داشته باشند.
ب) دسته چک صیادی کاغذی (Sayad Paper)
- توصیف: چکهای طرح جدید (بنفش رنگ) که فیزیک کاغذی دارند.
- ویژگی:
- دارای شناسه ۱۶ رقمی یکتا هستند.
- صدور فیزیکی کافی نیست؛ حتماً باید در اپلیکیشن بانکی ثبت شوند.
- پشتنویسی (Endorsement) روی کاغذ ممنوع است.
- رفتار سیستم: ورود شناسه ۱۶ رقمی برای تکتک برگهها اجباری است.
ج) دسته چک دیجیتال (Digital / E-Check)
- توصیف: موجودیت کاملاً مجازی که در اپلیکیشنهای بانکی و همراه بانکها ارائه میشود. هیچ کاغذی وجود ندارد.
- ویژگی:
- امنیت بسیار بالا (امضای دیجیتال).
- شماره سریال و شناسه صیادی در لحظه صدور توسط بانک تولید میشود.
- رفتار سیستم: ما در سیستم یک "دسته چک مجازی" تعریف میکنیم تا تعداد مجوزهای صدور را کنترل کنیم. شماره سریالها در لحظه صدور سند پرداخت وارد سیستم میشوند.
۳. راهنمای تکمیل فرم تعریف دسته چک (Checkbook)
این فرم زمانی پر میشود که شما دسته چک جدیدی از بانک میگیرید یا بسته چک دیجیتال را در موبایلبانک فعال میکنید.
| عنوان فیلد | توضیحات و راهنمای تکمیل |
|---|---|
| حساب بانکی (Bank Account) | انتخاب حساب جاری متصل به این دسته چک. (سیستم فقط حسابهای جاری را نشان میدهد). |
| نوع دسته چک (Checkbook Type) | یکی از سه نوع بالا (قدیمی، صیادی کاغذی، دیجیتال) را انتخاب کنید. |
| عنوان دسته چک (Name) | یک نام گویا بنویسید. مثال: صیادی بانک ملت - سری ۴۴ - دست خزانهدار |
| تاریخ دریافت (Receive Date) | تاریخی که دسته چک را دریافت کردید. |
| تعداد برگ (Leaf Count) | تعداد کل برگههای چک (مثلاً ۵۰ برگ). برای چک دیجیتال، تعداد سقف مجاز صدور (مثلاً ۱۰ فقره). |
| سریال شروع (Start Serial) | کاغذی: شماره چاپ شده روی اولین برگ چک (مثلاً ۱۲۵۰۰۱). دیجیتال: عدد 0 یا خالی (چون سریال از قبل مشخص نیست). |
| سریال پایان (End Serial) | توسط سیستم محاسبه میشود (شروع + تعداد - ۱). |
| وضعیت دسته چک (Status) | وضعیت کلی دسته چک (فعال، مسدود شده، تمام شده). |
۴. وضعیتهای دسته چک (Checkbook Status)
این وضعیت بر کل دسته چک (همه برگهها) حاکم است:
- فعال (Active): وضعیت پیشفرض. کاربران میتوانند از برگههای خام این دسته چک استفاده کنند.
- مسدود شده (Blocked):
- کاربرد: زمانی که دسته چک گم شده یا دزدیده شده است.
- رفتار سیستم: تمام برگههای "خام" باقیمانده قفل میشوند و کسی نمیتواند سند صادر کند.
- تمام شده (Depleted):
- کاربرد: زمانی که آخرین برگ چک استفاده شد.
- رفتار سیستم: سیستم به صورت خودکار این وضعیت را اعمال میکند تا در لیست انتخاب دسته چکهای فعال نمایش داده نشود.
- بایگانی (Archived):
- کاربرد: برای دسته چکهای قدیمی که تمام شدهاند و نمیخواهید در لیستهای دمدستی جلوی چشم باشند.
۵. مدیریت برگههای چک و تحلیل وضعیتها
پس از ذخیره فرم بالا، سیستم به تعداد برگهها رکورد ایجاد میکند. با توجه به تفاوت ماهیت "عملیات حسابداری" با "قوانین بانکی" هر برگ چک دارای دو نوع وضعیت است.
الف) وضعیت چک (Check Status) - دیدگاه داخلی
این وضعیت نشان میدهد چک در سیستم حسابداری ما چه مرحلهای را طی میکند.
| وضعیت | شرح |
|---|---|
| خام (Unused) | چک سفید است و هنوز روی آن چیزی نوشته نشده. |
| صادر شده (Issued) | چک در یک «سند پرداخت» استفاده شده و به طرف حساب داده شده است. |
| نزد صندوق (On Hand) | (مخصوص چک دریافتی) چک فیزیکی در شرکت موجود است. |
| واگذار شده (Lodged) | چک به بانک تحویل داده شده (در جریان وصول). |
| پاس شده (Cleared) | مبلغ چک از حساب کسر شده است. |
| باطل شده (Voided) | چک (فیزیکی یا دیجیتال) سوخت شده و قابل استفاده نیست. |
ب) وضعیت صیادی (Sayad Status) - دیدگاه بانکی
این وضعیت نشان میدهد چک در دیتابیس بانک مرکزی (سامانه صیاد) چه وضعیتی دارد.
| وضعیت | شرح |
|---|---|
| ثبت نشده (Not Registered) | خطرناک! چک صادر شده اما در بانک ثبت نشده. (فاقد اعتبار). |
| ثبت اولیه (Registered) | صادرکننده (ما) چک را در اپلیکیشن بانک ثبت کردهایم. |
| منتظر تایید (Pending) | چک ثبت شده اما گیرنده هنوز تایید نکرده است. |
| نهایی / تایید شده (Confirmed) | گیرنده تایید کرده است. (وضعیت ایدهآل). |
| رد شده (Rejected) | گیرنده چک را رد کرده است (باید اصلاح شود). |
| عودت / انتقال (Transferred) | مالکیت چک منتقل شده است. |
۶. فیلدهای هر برگ چک
| نام فیلد | توضیحات |
|---|---|
| شماره سریال (SerialNo) | برای کاغذی از ابتدا پر است. برای دیجیتال در لحظه صدور پر میشود. |
| شناسه صیادی (SayadID) | کد ۱۶ رقمی (باید یکتا باشد). |
| مبلغ (Amount) | تا زمان صدور خالی است. |
| تاریخ سررسید (DueDate) | تا زمان صدور خالی است. |
| در وجه (Payee) | نام شخصی که چک برای او صادر میشود. |
| وضعیت چک (Check Status) | طبق جدول بالا (خام، صادر شده...). |
| وضعیت صیادی (SayadStatus) | طبق جدول بالا (ثبت نشده، نهایی...). |
۷. سناریوهای عملیاتی (Scenarios)
سناریو ۱: صدور چک دیجیتال (هماهنگی دستی)
- عملیات بانکی: حسابدار وارد همراه بانک میشود، گزینه صدور چک دیجیتال را میزند. بانک یک فایل PDF شامل شماره سریال
D-991و شناسه صیادی123...میدهد. - عملیات سیستم: حسابدار فرم «سند پرداخت» را باز میکند. روش پرداخت را
چک دیجیتالانتخاب میکند. - ورود اطلاعات: سیستم یک جای خالی برای سریال و شناسه باز میکند. حسابدار مقادیر
D-991و123...را وارد میکند. - تنظیم وضعیت: وضعیت صیادی را روی «نهایی شده» میگذارد (چون چک دیجیتال در لحظه صدور ثبت میشود).
- ذخیره: سیستم یکی از مجوزهای خام دسته چک دیجیتال را برداشته و اطلاعات را روی آن ذخیره میکند.
سناریو ۲: رد چک توسط ذینفع (Rejection)
- داستان: شما چکی به مبلغ ۱۰ میلیون به فروشنده دادهاید (وضعیت: صادر شده / ثبت اولیه).
- رخداد: فروشنده تماس میگیرد و میگوید: "تاریخ چک اشتباه است، من در سامانه صیاد رد کردم".
- اقدام کاربر:
- به لیست چکها میروید.
- وضعیت صیادی را به «رد شده» تغییر میدهید.
- نمیتوانید چک را ویرایش کنید! باید عملیات «ابطال چک» را انجام دهید (چک میسوزد).
- یک چک جدید (برگه بعدی) صادر میکنید و اطلاعات صحیح را وارد میکنید.
سناریو ۳: فراموشی ثبت صیاد (The Audit Alert)
- داستان: در پایان ماه، مدیر مالی گزارش «مغایرت صیاد» را میگیرد.
- گزارش: سیستم لیست تمام چکهایی را نشان میدهد که
Check Status = Issuedهستند اماSayad Status = Not Registeredاست. - معنی: این یعنی ۱۰ فقره چک دست مردم دادهایم که در بانک ثبت نکردهایم و هر لحظه ممکن است آبروریزی شود!
- اقدام: حسابدار باید سریعاً لیست را برداشته و در اپلیکیشن بانک ثبت کند و سپس در سیستم تیک آنها را بزند.
سناریو ۴: ابطال چک سفید (Voiding Unused Check)
- داستان: روی یک برگ چک کاغذی چای ریخته و غیرقابل استفاده شده است.
- اقدام: کاربر به فرم دسته چک میرود، برگ شماره
55را پیدا کرده و دکمه «ابطال» را میزند. - وضعیت: وضعیت چک به
Voidedتغییر میکند. وضعیت صیادی رویNot Registeredمیماند (چون اصلاً به بانک نرسیده).
۸. پرسشهای متداول (FAQ)
س: آیا میتوانم شماره سریال چک را بعد از تعریف دسته چک تغییر دهم؟ پ: تا زمانی که چک «خام» است، مدیر سیستم با دسترسی خاص میتواند آن را ویرایش کند. اما اگر چک صادر شده باشد، خیر.
س: اگر دسته چک دیجیتال تمام شد چه کنم؟ پ: باید در بانک درخواست بسته جدید بدهید و در سیستم یک «دسته چک جدید» تعریف کنید. نمیتوانید به دسته چک قبلی برگه اضافه کنید.
س: چرا باید شناسه صیادی را در سیستم وارد کنم وقتی به بانک وصل نیستیم؟ پ:
- برای چاپ روی چک (اگر پرینتر چک دارید).
- برای گزارشگیری و جستجوی سریع چک.
- برای مغایرتگیری بانکی در آینده (تنها راه تطبیق تراکنش بانک با سیستم، همین شناسه است).
س: اگر چکی را صادر کردیم و بعداً متوجه شدیم در صیاد اشتباه ثبت کردهایم چه؟ پ: اگر گیرنده هنوز تایید نکرده، در بانک اصلاح کنید و در سیستم هم ویرایش کنید. اگر گیرنده تایید کرده باشد، راهی جز این نیست که چک را پس بگیرید (استرداد)، در بانک باطل کنید و چک جدید صادر کنید.