مدیریت تسویه حسابها (Settlement Workbench)
۱. مقدمه: چرا تسویه حساب جدا از دریافت/پرداخت است؟
در سیستمهای حسابداری ساده، دریافت پول مساوی با تسویه حساب است. اما در واقعیت تجاری، همیشه اینطور نیست. ممکن است مشتری: 1. یک چک ۵۰ میلیونی بدهد ولی نگوید بابت کدام فاکتور است (پرداخت علیالحساب). 2. دو فاکتور را با یک چک و یک حواله پرداخت کند (رابطه چند به چند). 3. مبلغی را پرداخت کند، اما ۱۰۰۰ تومان کمتر واریز کند (نیاز به کسر جزئی).
میزکار تسویه (Settlement Workbench) ابزاری است که حسابدار در پایان روز یا هفته به آن مراجعه میکند تا «اقلام باز» (Open Items) بدهکار و بستانکار را به هم متصل کرده و پرونده آنها را ببندد.
اهداف کلیدی: * شفافیت سنی مطالبات (Aging): تا زمانی که فاکتور تسویه نشود، سیستم آن را به عنوان "بدهی معوق" نشان میدهد، حتی اگر مانده کلی حساب مشتری صفر باشد. * مدیریت سود و زیان تسعیر ارز: محاسبه اختلاف نرخ ارز بین زمان صدور فاکتور و زمان دریافت پول. * پاکسازی حساب: حذف اختلافات جزئی (رند کردن مبالغ) برای جلوگیری از باز ماندن فاکتورها بابت مبالغ ناچیز.
۲. ساختار فرم میزکار تسویه
مسیر دسترسی: خزانهداری > عملیات > تسویه حساب طرفهای تجاری
این فرم یک نمای دو ستونی (Split View) دارد که تمام اقلام باز یک طرف حساب خاص را نمایش میدهد.
بخش انتخاب (Selection)
در بالای فرم، کاربر فیلترهای اصلی را تعیین میکند: * طرف حساب: (مثلاً: شرکت ایران خودرو). * نوع طرف حساب: مشتری / تأمینکننده. * ارز مبنا: (مثلاً ریال).
نمای دو ستونی (The Workbench View)
| ستون سمت راست: بدهکاریها (Debits) | ستون سمت چپ: بستانکاریها (Credits) |
|---|---|
| محتوا: فاکتورهای فروش صادر شده، اسناد برگشت از خرید، سندهای بدهکار دستی. | محتوا: رسیدهای دریافت (نقد/چک)، فاکتورهای برگشت از فروش (Credit Note)، پیشدریافتها. |
| دادههای نمایش داده شده: شماره فاکتور، تاریخ سررسید، مبلغ کل، مانده باز. | دادههای نمایش داده شده: شماره سند دریافت، روش پرداخت، تاریخ، مانده تخصیص نیافته. |
۳. فرآیند گامبهگام تسویه (Workflow)
گام اول: انتخاب اقلام (Matching)
حسابدار رکوردها را از دو ستون انتخاب میکند.
* از راست: فاکتور INV-101 (مانده: ۱۰۰ واحد).
* از چپ: سند دریافت RCT-505 (مانده: ۱۰۰ واحد).
گام دوم: تحلیل موازنه (Balance Analysis)
در پایین فرم، سیستم وضعیت انتخابهای شما را نشان میدهد: * جمع انتخاب شده بدهکار: ۱۰۰ * جمع انتخاب شده بستانکار: ۱۰۰ * اختلاف (Difference): ۰ * --> دکمه «ثبت تسویه» سبز میشود.
گام سوم: تسویه جزئی (Partial Settlement)
اگر مبلغ پرداخت کمتر از فاکتور باشد (مثلاً فاکتور ۱۰۰، پرداخت ۷۰): 1. سیستم اختلاف ۳۰ واحدی را نشان میدهد. 2. اگر دکمه ثبت را بزنید، سیستم دو گزینه میدهد: * باقیمانده باز بماند (Keep Open): فاکتور تسویه نمیشود، بلکه مانده آن به ۳۰ کاهش مییابد. (حالت استاندارد). * رند کردن/تخفیف (Write-off): اختلاف را به حساب هزینه/تخفیف ببر و فاکتور را کامل ببند.
گام چهارم: تسویه چند به چند (Many-to-Many)
کاربر میتواند ۳ فاکتور کوچک را انتخاب کند و با یک چک بزرگ تسویه کند. سیستم به ترتیب تاریخ (FIFO) یا بر اساس انتخاب کاربر، مبلغ چک را بین فاکتورها پخش میکند.
۴. سناریوهای پیشرفته و اسناد حسابداری
عملیات تسویه در حالت عادی (وقتی مبالغ برابرند) سند حسابداری تولید نمیکند (چون فقط لینک کردن است). اما در ۳ حالت خاص، سیستم سند اتوماتیک (GL Entry) صادر میکند:
سناریو ۱: کسر جزئی / رند کردن (Write-off)
داستان: فاکتور ۱,۰۰۰,۵۰۰ ریال است. مشتری ۱,۰۰۰,۰۰۰ ریال واریز کرده. حسابدار نمیخواهد فاکتور بابت ۵۰۰ ریال باز بماند. عملیات: انتخاب گزینه Write-off برای ۵۰۰ ریال اختلاف.
سند حسابداری: | نام حساب | بدهکار | بستانکار | شرح | | :--- | :--- | :--- | :--- | | تخفیفات نقدی / هزینههای جذب نشده | ۵۰۰ | | رند کردن فاکتور ۱۰۱ | | حسابهای دریافتنی (مشتری) | | ۵۰۰ | بستن مانده فاکتور |
سناریو ۲: تسعیر ارز (Realized Exchange Gain/Loss) - بسیار مهم
داستان: * فاکتور فروش: ۱۰۰ دلار (نرخ زمان صدور: ۵۰,۰۰۰ تومان) -> بدهی مشتری: ۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان. * دریافت وجه: ۱۰۰ دلار (نرخ زمان دریافت: ۵۵,۰۰۰ تومان) -> واریز به بانک: ۵,۵۰۰,۰۰۰ تومان. * اختلاف: ۵۰۰,۰۰۰ تومان سود ناشی از افزایش نرخ ارز.
عملیات: هنگام تسویه این دو آیتم ۱۰۰ دلاری، سیستم متوجه اختلاف ریالی میشود.
سند حسابداری: | نام حساب | بدهکار | بستانکار | شرح | | :--- | :--- | :--- | :--- | | حسابهای دریافتنی (مشتری) | | ۵,۰۰۰,۰۰۰ | تسویه اصل فاکتور (با نرخ قدیم) | | بانک (در سند دریافت قبلاً ثبت شده) | (۵,۵۰۰,۰۰۰) | | (این ردیف قبلاً سند خورده) | | سود تحقق یافته تسعیر ارز | | ۵۰۰,۰۰۰ | شناسایی سود قطعی |
سناریو ۳: تهاتر (Contra Settlement)
داستان: "شرکت ذوب آهن" هم مشتری ماست (فروشنده آهن) و هم تأمینکننده ما (خرید ضایعات). میخواهیم فاکتور فروش را با فاکتور خرید تهاتر کنیم. عملیات: انتخاب فاکتور فروش (از ستون بدهکار) و فاکتور خرید (که باید به ستون بستانکار منتقل شود).
سند حسابداری: | نام حساب | بدهکار | بستانکار | | :--- | :--- | :--- | | حسابهای پرداختنی (ذوب آهن) | X | | | حسابهای دریافتنی (ذوب آهن) | | X |
۵. تسویه اتوماتیک (Auto-Match)
برای شرکتهایی با تراکنش بالا، تسویه دستی زمانبر است. دکمه «پیشنهاد تسویه هوشمند» بر اساس الگوریتمهای زیر عمل میکند:
- تطابق دقیق مبلغ (Exact Match): سیستم میگردد ببیند آیا فاکتور و پرداختی وجود دارند که مبلغشان دقیقاً یکی باشد؟
- تطابق شماره مرجع (Reference Match): اگر مشتری در فیش واریزی شماره فاکتور را نوشته باشد (و کاربر آن را در فیلد ارجاع سند دریافت وارد کرده باشد)، سیستم آنها را جفت میکند.
- روش FIFO (اولین صادره، اولین وارده): قدیمیترین فاکتورها را با قدیمیترین پرداختهای موجود تسویه میکند تا زمانی که پول تمام شود.
۶. گزارشهای کلیدی
استفاده صحیح از این ماژول، گزارشهای حیاتی زیر را تولید میکند:
- گزارش سنی مطالبات (Aging Report):
- این گزارش نشان میدهد هر فاکتور باز، چند روز از سررسیدش گذشته است (۰-۳۰ روز، ۳۰-۶۰ روز، ...). بدون ماژول تسویه، این گزارش غیرممکن است چون سیستم نمیداند کدام پول بابت کدام فاکتور بوده.
- صورتحساب باز مشتری (Open Item Statement):
- به جای ارسال ریز گردش حساب (که شلوغ و گیجکننده است)، لیستی فقط شامل فاکتورهای پرداختنشده برای مشتری ارسال میشود.
- تاریخچه تسویه (Settlement History):
- این فاکتور خاص، دقیقاً با کدام چکها و در چه تاریخهایی تسویه شده است؟
۷. سوالات متداول (FAQ)
س: اگر اشتباه تسویه کردم چه میشود؟ پ: نگران نباشید. میتوانید به تب "تاریخچه تسویه" بروید، تسویه مورد نظر را انتخاب و دکمه «لغو تسویه» (Un-match) را بزنید. * لینک بین فاکتور و پرداخت شکسته میشود. * هر دو دوباره به حالت "باز" برمیگردند. * اگر سند حسابداری (سود و زیان یا تخفیف) صادر شده باشد، سیستم سند معکوس میزند.
س: آیا میتوانم پیشدریافت را به فاکتور وصل کنم؟ پ: بله، دقیقاً کار این فرم همین است. پیشدریافت (که یک قلم بستانکار باز است) را انتخاب کنید و به فاکتور نهایی (قلم بدهکار) وصل کنید.
س: آیا تسویه حساب با اسناد "پیشنویس" ممکن است؟ پ: خیر. فقط اسنادی که وضعیت آنها "نهایی / ثبت شده" (Posted) باشد در این میزکار نمایش داده میشوند.