مدیریت انتقال وجوه داخلی (Internal Fund Transfers)
۱. مقدمه: گردش خون در رگهای سازمان
در سیستم ERP تابان، ماژول «انتقال داخلی» مخصوص ثبت جابجایی پول بین منابع داخلی شرکت است. نکته کلیدی که این فرم را از «دریافت» و «پرداخت» متمایز میکند، عدم وجود طرف حساب تجاری (مشتری/تأمینکننده) است. در اینجا پول از جیب چپ شرکت به جیب راست شرکت میرود.
کاربردهای اصلی:
- شارژ تنخواه: انتقال پول از حساب اصلی شرکت به کارت/صندوق تنخواهگردان.
- تخلیه صندوق فروش: واریز وجه نقد جمع شده در دخل فروشگاه به حساب بانکی (EOD Deposit).
- مدیریت نقدینگی: جابجایی پول بین حسابهای بانکی (مثلاً از حساب جاری به حساب پسانداز برای دریافت سود).
- تسعیر ارز (صرافی داخلی): تبدیل موجودی دلاری به ریالی (فروش ارز به خود).
۲. ساختار فرم عملیاتی: سند انتقال (Transfer Document)
مسیر دسترسی: خزانهداری > عملیات > انتقال وجه داخلی
این فرم ساختاری متفاوت از دریافت/پرداخت دارد و بر پایه منطق «مبدأ (From)» و «مقصد (To)» بنا شده است.
بخش اول: اطلاعات سربرگ (Header)
| عنوان فیلد | نام فنی | نوع داده | الزامی | راهنمای تکمیل |
|---|---|---|---|---|
| شماره سند | DocNum |
String | بله | تولید خودکار (مثلاً TRF-1403-050). |
| تاریخ انتقال | DocDate |
Date | بله | تاریخ واقعی عملیات بانکی/صندوق. |
| مسئول پیگیری | AgentID |
FK | خیر | نام شخصی که مأمور انتقال وجه بوده (مثلاً تحصیلدار یا تنخواهگردان). |
| شرح سند | Description |
String | بله | توضیحات (مثلاً: شارژ تنخواه واحد بازرگانی). |
| وضعیت | Status |
Enum | - | پیشنویس / نهایی شده. |
بخش دوم: اطلاعات مبدأ (Source - برداشت)
سوال: پول از کجا خارج شده است؟
| فیلد | توضیحات و منطق |
|---|---|
| نوع منبع | انتخاب بین: حساب بانکی یا صندوق نقد. |
| نام منبع | انتخاب حساب/صندوق خاص (مثلاً: بانک ملت - جاری). |
| مبلغ خروجی | مبلغی که دقیقاً از حساب مبدأ کسر شده است. |
| ارز مبدأ | ارز حساب مبدأ (مثلاً یورو). |
| شماره پیگیری | شماره چک صادر شده یا شماره برداشت (اگر حواله بوده). |
بخش سوم: اطلاعات مقصد (Destination - واریز)
سوال: پول به کجا وارد شده است؟
| فیلد | توضیحات و منطق |
|---|---|
| نوع منبع | انتخاب بین: حساب بانکی یا صندوق نقد. |
| نام منبع | انتخاب حساب/صندوق خاص (مثلاً: صندوق تنخواه ۱). |
| مبلغ ورودی | مبلغی که دقیقاً به حساب مقصد نشسته است. |
| ارز مقصد | ارز حساب مقصد (مثلاً ریال). |
| نرخ تبدیل | ExchangeRate: اگر ارز مبدأ و مقصد متفاوت است، نرخ تبدیل باید وارد شود. |
بخش چهارم: هزینههای انتقال (Transaction Costs) - (نکته حیاتی)
در بسیاری از انتقالات بانکی، مبلغی که از مبدأ کم میشود با مبلغی که به مقصد میرسد برابر نیست (به دلیل کارمزد). این بخش برای تراز کردن سند ضروری است.
| فیلد | توضیحات و منطق |
|---|---|
| کارمزد بانکی | BankFee: مبلغی که بانک بابت انجام تراکنش کسر کرده است. |
| شرح هزینه | توضیحات (مثلاً: کارمزد پایا / کارمزد تبدیل ارز). |
| مرکز هزینه | (اختیاری) اگر بخواهیم هزینه کارمزد را به واحد خاصی تخصیص دهیم. |
۳. سناریوهای عملیاتی و اسناد حسابداری (Scenarios & GL)
این فرم باید ۳ سناریوی پیچیده حسابداری را به صورت اتوماتیک مدیریت کند.
سناریو ۱: شارژ تنخواه (بانک به صندوق) - با کارمزد
داستان: ۵۰ میلیون تومان از بانک ملت به کارت تنخواهگردان (صندوق) واریز میکنیم. بانک ۵,۰۰۰ تومان کارمزد کم میکند.
- برداشت از بانک: ۵۰,۰۰۵,۰۰۰ ریال.
- واریز به صندوق: ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال.
سند حسابداری اتوماتیک:
| ردیف | نام حساب (GL) | بدهکار (Dr) | بستانکار (Cr) | شرح |
|---|---|---|---|---|
| ۱ | صندوق تنخواه گردان | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ | افزایش موجودی صندوق | |
| ۲ | هزینه کارمزد بانکی | ۵,۰۰۰ | شناسایی هزینه | |
| ۳ | موجودی بانک ملت | ۵۰,۰۰۵,۰۰۰ | کاهش موجودی بانک (اصل + کارمزد) |
سناریو ۲: تخلیه صندوق فروش (صندوق به بانک) - بدون کارمزد
داستان: پایان شب، مبلغ ۱۲ میلیون پول نقد از دخل فروشگاه به حساب شبانه بانک واریز میشود.
سند حسابداری اتوماتیک:
| ردیف | نام حساب (GL) | بدهکار (Dr) | بستانکار (Cr) | شرح |
|---|---|---|---|---|
| ۱ | موجودی بانک | ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ | افزایش بانک | |
| ۲ | صندوق فروشگاه | ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ | صفر شدن دخل |
سناریو ۳: تبدیل ارز (بانک ارزی به بانک ریالی)
داستان: فروش ۱,۰۰۰ دلار از حساب ارزی و واریز معادل ریالی به حساب جاری.
- خروجی: ۱,۰۰۰ دلار (نرخ دفتری سیستم: ۵۰,۰۰۰ تومان = ۵۰ میلیون ارزش دفتری).
- ورودی: ۵۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان (نرخ فروش صرافی: ۵۵,۰۰۰ تومان).
سند حسابداری اتوماتیک (با شناسایی سود):
| ردیف | نام حساب (GL) | بدهکار (Dr) | بستانکار (Cr) | شرح |
|---|---|---|---|---|
| ۱ | بانک ریالی | ۵۵,۰۰۰,۰۰۰ | پول نقد حاصل از فروش | |
| ۲ | بانک ارزی (دلاری) | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ | خروج دلار به نرخ دفتری | |
| ۳ | سود ناشی از تسعیر ارز | ۵,۰۰۰,۰۰۰ | سود حاصل از فروش ارز |
۴. کنترلهای امنیتی و سیستمی (Validations)
-
معادله تراز سند:
مبلغ خروجی مبدأمنهایکارمزدمساوی است بامبلغ ورودی مقصد. (در حالت ارزی، این تراز با احتساب نرخ تبدیل سنجیده میشود). -
کنترل موجودی لحظهای:
- اگر مبدأ «صندوق» باشد، سیستم چک میکند موجودی نقد کافی باشد. (نمیتوان از صندوق خالی پول به بانک برد).
- اگر مبدأ «بانک» باشد، بسته به تنظیمات (Allow Overdraft) ممکن است اجازه منفی شدن بدهد یا ندهد.
-
جلوگیری از انتقال دوری (Loop Check):
- مبدأ و مقصد نمیتوانند یکسان باشند (مثلاً از بانک ملت به بانک ملت). برای اصلاح حساب باید از سند اصلاحی استفاده کرد، نه سند انتقال.
۵. بخش پرسشهای متداول (FAQ)
س: اگر بخواهم از حساب شرکت پول بردارم و به حساب "شخصی" مدیرعامل بریزم، آیا سند انتقال بزنم؟ پ: خیر! حساب شخصی مدیرعامل، یک حساب "بیرونی" محسوب میشود (طرف حساب: جاری شرکا). باید از «سند پرداخت» استفاده کنید. سند انتقال فقط برای حسابهایی است که در سیستم ماژول خزانه به نام خودِ شرکت تعریف شدهاند.
س: در جابجایی چک بین صندوقها (مثلاً از شعبه ۱ به دفتر مرکزی) از چه فرمی استفاده کنیم؟
پ: برای جابجایی فیزیک چک، از این فرم استفاده نمیشود. باید از منوی مدیریت چک > عملیات چک > جابجایی بین صندوقها استفاده کنید. فرم "سند انتقال" فقط مخصوص جابجایی وجه نقد و موجودی بانکی است.
س: اگر کارمزد بانک در مقصد کسر شود چه؟ (مثلاً ۱۰۰ تا فرستادیم، ۹۹ تا رسید) پ: در فرم انتقال، شما مبلغ خروجی را ۱۰۰ و مبلغ ورودی را ۹۹ وارد میکنید. سیستم اختلاف (۱ واحد) را در فیلد کارمزد قرار میدهد و سند را تراز میکند.
س: آیا میتوانم برای انتقال وجه چک بکشم؟ پ: بله. در بخش "اطلاعات مبدأ"، اگر نوع منبع حساب بانکی باشد، میتوانید شماره چک را وارد کنید (به عنوان چک در وجه خودمان/حامل). سیستم این چک را در ماژول چک ثبت نمیکند، بلکه مستقیماً تراکنش مالی آن را انجام میدهد.