پرش به محتویات

ماژول خزانه‌داری (Treasury): اهداف، جایگاه و یکپارچگی

۱. هدف و تعریف ماژول خزانه‌داری

ماژول خزانه‌داری (Treasury) در ERP تابان، به عنوان قلب مدیریت نقدینگی سازمان عمل می‌کند. این ماژول مسئولیت مدیریت، ردیابی، و گزارش‌دهی تمامی وجوه نقد (شامل حساب‌های بانکی و صندوق‌ها) و اسناد بهادار (مانند چک‌های دریافتی و پرداختی) را بر عهده دارد.

هدف اصلی این ماژول، اطمینان از سلامت جریان نقدینگی، بهینه‌سازی منابع مالی و ارائه گزارش‌های دقیق برای تصمیم‌گیری‌های مالی است.

اهداف کلیدی (Key Objectives)

  • مدیریت نقدینگی (Liquidity Management): ردیابی دقیق و لحظه‌ای موجودی هر حساب بانکی، صندوق و تنخواه.
  • مدیریت اسناد بهادار (Document Management): مدیریت کامل چرخه عمر (Lifecycle) چک‌های دریافتی (از دریافت تا واگذاری و وصول) و چک‌های پرداختی (از صدور تا پاس شدن).
  • تسویه حساب (Settlement): اطمینان از تسویه دقیق فاکتورهای خرید (AP) و فروش (AR) با دریافت‌ها و پرداخت‌های مرتبط.
  • گزارش‌دهی و کنترل (Reporting & Control): ارائه گزارش‌های حیاتی مانند مغایرت بانکی، جریان وجوه نقد، و وضعیت چک‌ها.

۲. جایگاه در ساختار سازمانی تابان (بنگاه و مکان)

ماژول خزانه‌داری به شدت به ساختار سازمانی تعریف شده در مستندات پایه تابان وابسته است:

همانطور که در مستندات تابان ذکر شده، بنگاه اقتصادی یک موجودیت حقوقی مستقل با گزارش‌های مالی مستقل است.

قانون کلیدی خزانه‌داری: حساب‌های بانکی (Bank Accounts) و دسته چک‌ها (Checkbooks) در سطح بنگاه اقتصادی تعریف و تملک می‌شوند.

  • از آنجایی که ترازنامه و صورت‌های مالی در سطح بنگاه اقتصادی تهیه می‌شود، حساب بانکی که یکی از اقلام اصلی دارایی‌های جاری است، باید متعلق به یک بنگاه اقتصادی مشخص باشد.
  • مثال: اگر «ایران خودرو مرکزی» (کد 1000) و «بخش فروش و بازاریابی» (کد 2000) دو بنگاه اقتصادی جداگانه باشند، هر کدام باید حساب‌های بانکی، دسته چک‌ها و اسناد مالی مجزای خود را در سیستم داشته باشند. نمی‌توان چکی را از حساب بنگاه 1000 برای پرداخت فاکتور بنگاه 2000 (مگر در فرآیندهای مالی بین شرکتی) استفاده کرد.

ب) مکان عملیاتی (Operating Unit) و خزانه‌داری

مکان عملیاتی یک مکان فیزیکی (مانند کارخانه، انبار یا دفتر) است که در آن فرآیندهای لجستیکی و عملیاتی رخ می‌دهد.

قانون کلیدی خزانه‌داری: صندوق‌ها (Petty Cash) و تنخواه‌گردان‌ها معمولاً در سطح مکان عملیاتی مدیریت می‌شوند.

  • در حالی که حساب‌های بانکی ماهیت حقوقی دارند، صندوق‌ها ماهیت فیزیکی و مکانی دارند.
  • مثال: برای پوشش هزینه‌های نقدی روزمره «کارخانه تهران» (مکان عملیاتی 1100) یا «دفتر مرکزی اداری» (مکان 1500)، یک «صندوق» یا «تنخواه» در سیستم تعریف می‌شود که به آن مکان عملیاتی و یک فرد مسئول (تنخواه‌گردان) مرتبط است.

۳. قانون طلایی: یکپارچگی با حسابداری مالی (FI)

ماژول خزانه‌داری نمی‌تواند و نباید بدون اتصال لحظه‌ای و خودکار به ماژول حسابداری مالی (FI) کار کند.

قانون طلایی یکپارچگی: هیچ تراکنشی در خزانه‌داری (تغییر موجودی بانک یا صندوق) نباید رخ دهد، مگر آنکه یک سند حسابداری (Journal Entry) معادل و خودکار در دفتر کل (GL) ثبت شود.

این یکپارچگی از طریق نگاشت حساب‌ها (Account Mapping) در تعاریف پایه تضمین می‌شود:

  1. حساب بانکی: هر «حساب بانکی» در خزانه‌داری (مثلاً MEL-100 - بانک ملت مرکزی) به یک حساب معین در دفتر کل (مثلاً 11010101 - موجودی نقد - بانک ملت) متصل است.
  2. صندوق: هر «صندوق» (مثلاً PC-10 - صندوق دفتر مرکزی) به یک حساب معین در دفتر کل (مثلاً 11020101 - صندوق مرکزی) متصل است.
  3. طرف حساب: هر مشتری به حساب معین «حساب‌های دریافتنی» (AR) و هر تأمین‌کننده به «حساب‌های پرداختنی» (AP) متصل است.

۴. ارتباط جامع با سایر ماژول‌ها (جریان‌های فرآیندی)

ماژول خزانه‌داری، «مجری» نهایی فرآیندهای مالی است که در ماژول‌های دیگر آغاز می‌شوند.

الف) یکپارچگی با فروش (Sales - SD)

فرآیند فروش (صدور فاکتور) نیاز به «دریافت» وجه را ایجاد می‌کند.

  • فرآیند: ماژول فروش، «سفارش فروش» و سپس «فاکتور فروش» را صادر می‌کند. این فاکتور یک «آیتم باز» (Open Item) بدهکار در حساب مشتری در ماژول AR (حساب‌های دریافتنی) ایجاد می‌کند.
  • اتصال: مشتری وجه فاکتور را پرداخت می‌کند (نقدی، چک، یا حواله).
  • عملیات خزانه‌داری: کاربر یک «سند دریافت» (Receipt Document) در خزانه‌داری ثبت می‌کند.
  • مثال (دریافت نقدی بابت فاکتور):
    • عملیات: دریافت 10,000,000 ریال وجه نقد از «مشتری الف» بابت فاکتور F-901 و واریز به «صندوق مرکزی».
    • تأثیر خزانه‌داری: موجودی صندوق مرکزی 10,000,000 افزایش می‌یابد.
    • تأثیر تسویه: فاکتور F-901 به وضعیت «تسویه شده» (Cleared) در می‌آید.
    • سند حسابداری خودکار (FI):
      • بدهکار (Debit): 10,000,000 - 11020101 - صندوق مرکزی (دارایی (نقد) افزایش یافت)
      • بستانکار (Credit): 10,000,000 - 12010101 - حساب‌های دریافتنی - مشتری الف (دارایی (طلب) کاهش یافت)

ب) یکپارچگی با خرید و تدارکات (Purchasing - MM)

فرآیند خرید (دریافت فاکتور) نیاز به «پرداخت» وجه را ایجاد می‌کند.

  • فرآیند: ماژول خرید، «سفارش خرید» (PO) و سپس «فاکتور خرید» (Purchase Invoice) را ثبت می‌کند. این فاکتور یک «آیتم باز» بستانکار در حساب تأمین‌کننده در ماژول AP (حساب‌های پرداختنی) ایجاد می‌کند.
  • اتصال: شرکت می‌خواهد وجه فاکتور را پرداخت کند.
  • عملیات خزانه‌داری: کاربر یک «سند پرداخت» (Payment Document) در خزانه‌داری ثبت می‌کند.
  • مثال (پرداخت با چک بابت فاکتور):
    • عملیات: صدور چک به مبلغ 50,000,000 ریال از «بانک ملت» در وجه «تأمین‌کننده ب» بابت فاکتور P-750.
    • تأثیر خزانه‌داری: یک برگ چک از «دسته چک بانک ملت» (مثلاً سریال 1001) از وضعیت «خام» به «صادر شده» (Issued) تغییر می‌کند.
    • تأثیر تسویه: فاکتور P-750 به وضعیت «تسویه شده» در می‌آید.
    • سند حسابداری خودکار (FI) - در زمان صدور چک:
      • بدهکار (Debit): 50,000,000 - 21010101 - حساب‌های پرداختنی - تأمین‌کننده ب (بدهی ما تسویه شد)
      • بستانکار (Credit): 50,000,000 - 21030101 - اسناد پرداختنی (یک بدهی جدید (چک) ایجاد شد)
    • سند حسابداری خودکار (FI) - در زمان پاس شدن چک (از طریق مغایرت بانکی):
      • بدهکار (Debit): 50,000,000 - 21030101 - اسناد پرداختنی (بدهی چک بسته شد)
      • بستانکار (Credit): 50,000,000 - 11010101 - بانک ملت (موجودی بانک (دارایی) کاهش یافت)

ج) مدیریت چک و حسابداری (مثال‌های پیچیده)

عملیات داخلی خزانه‌داری نیز مستقیماً با حسابداری در ارتباط است:

  • مثال ۱: واگذاری چک دریافتی به بانک (جهت خواباندن به حساب)

    • عملیات: چکی که قبلاً از مشتری دریافت شده و در «صندوق» (نزد صندوق) نگهداری می‌شد، به «بانک ملت» جهت وصول تحویل داده می‌شود.
    • تأثیر خزانه‌داری: وضعیت چک از «نزد صندوق» به «در جریان وصول» (In Collection) تغییر می‌کند.
    • سند حسابداری خودکار (FI): (این یک انتقال دارایی است)
      • بدهکار (Debit): 11030102 - اسناد در جریان وصول (حساب واسط بانکی)
      • بستانکار (Credit): 11030101 - اسناد دریافتنی (نزد صندوق)

  • مثال ۲: وصول (پاس شدن) همان چک

    • عملیات: بانک اعلام می‌کند چک مشتری وصول و مبلغ به حساب واریز شد.
    • تأثیر خزانه‌داری: وضعیت چک «پاس شده» (Cleared) می‌شود. موجودی واقعی بانک ملت افزایش می‌یابد.
    • سند حسابداری خودکار (FI):
      • بدهکار (Debit): 11010101 - بانک ملت (موجودی بانک (دارایی) افزایش یافت)
      • بستانکار (Credit): 11030102 - اسناد در جریان وصول (حساب واسط بسته شد)

د) یکپارچگی داخلی (شارژ تنخواه)

  • فرآیند: انتقال وجه بین حساب‌های داخلی شرکت.
  • مثال (شارژ صندوق از بانک):
    • عملیات: انتقال 5,000,000 ریال از «بانک ملت» به «صندوق مرکزی» جهت شارژ تنخواه.
    • تأثیر خزانه‌داری: موجودی «بانک ملت» 5,000,000 کاهش و موجودی «صندوق مرکزی» 5,000,000 افزایش می‌یابد.
    • سند حسابداری خودکار (FI): (این یک جابجایی دارایی است)
      • بدهکار (Debit): 5,000,000 - 11020101 - صندوق مرکزی (دارایی صندوق افزایش یافت)
      • بستانکار (Credit): 5,000,000 - 11010101 - بانک ملت (دارایی بانک کاهش یافت)

۵. خلاصه جریان اطلاعات (Data Flow Summary)

  1. ماژول‌های عملیاتی (SD/MM): فاکتورهای فروش و خرید، نیاز به دریافت یا پرداخت را ایجاد می‌کنند.
  2. ماژول خزانه‌داری (Treasury): عملیات دریافت و پرداخت را از طریق اسناد (نقد، چک، حواله) مدیریت و اجرا می‌کند.
  3. ماژول حسابداری (FI): تأثیر مالی این عملیات را به صورت خودکار در دفتر کل (GL) ثبت کرده و مبنای گزارش‌های مالی (ترازنامه، سود و زیان) را فراهم می‌کند.
  4. ماژول داده‌های پایه (MDM): اطمینان می‌دهد که این عملیات در چارچوب ساختار سازمانی صحیح (بنگاه اقتصادی و مکان عملیاتی) انجام می‌شود.