پرش به محتویات

مفهوم و فرم: مغایرت بانکی (Bank Reconciliation)

۱. مفهوم

مغایرت بانکی فرآیندی است که در پایان هر دوره مالی (معمولاً ماهانه) انجام می‌شود تا تراکنش‌های ثبت‌شده در ERP تابان (در سرفصل GL حساب بانکی) با صورتحساب ارائه‌شده توسط بانک تطبیق داده شود.

  • هدف: شناسایی و رفع اختلافات بین سوابق شرکت و سوابق بانک.
  • دلایل اختلاف (مغایرت):
    1. چک‌های معوق (Outstanding Checks): چک‌های پرداختی که شرکت صادر کرده اما هنوز توسط تأمین‌کننده به بانک ارائه نشده‌اند (در ERP ثبت شده، در بانک نه).
    2. سپرده‌های در راه (Deposits in Transit): وجوهی (مانند چک‌های مشتریان) که شرکت به بانک واگذار کرده اما هنوز توسط بانک وصول و به حساب اضافه نشده‌اند (در ERP ثبت شده، در بانک نه).
    3. کارمزدهای بانکی (Bank Fees): هزینه‌هایی که بانک مستقیماً از حساب کسر کرده اما شرکت هنوز آن‌ها را ثبت نکرده (در بانک ثبت شده، در ERP نه).
    4. سود بانکی (Interest Earned): مبالغی که بانک به حساب واریز کرده (در بانک ثبت شده، در ERP نه).
    5. اشتباهات (Errors): اشتباهات ثبت در هر یک از طرفین.

۲. فرم: میزکار مغایرت بانکی (Bank Reconciliation Workbench)

مسیر: خزانه‌داری / عملیات دوره‌ای / مغایرت بانکی

رابط کاربری (UX)

  1. انتخاب حساب: کاربر «حساب بانکی» (مثلاً بانک ملت مرکزی) و «بازه زمانی» (مثلاً دی ماه 1403) را انتخاب می‌کند.
  2. ورود اطلاعات بانک:
    • روش ۱ (دستی): کاربر «موجودی نهایی» طبق صورتحساب بانک را دستی وارد می‌کند.
    • روش ۲ (بارگذاری فایل): کاربر فایل اکسل یا فایل استاندارد صورتحساب بانک (CSV/Excel) را در سیستم بارگذاری می‌کند.

  3. نمایش تطبیقی (Reconciliation View):

    • سیستم یک نمای دو ستونی یا سه ستونی ارائه می‌دهد:
      • ستون ۱: تراکنش‌های ثبت شده در تابان (ERP)
      • ستون ۲: تراکنش‌های ثبت شده در صورتحساب بانک (Bank Statement)
    • سیستم به صورت هوشمند (بر اساس تاریخ و مبلغ) سعی می‌کند تراکنش‌های مشابه را با هم «تطبیق» (Match) دهد.

  4. فرآیند مغایرت‌گیری:

    • تراکنش‌های تطبیق‌یافته (Matched): به صورت سبز رنگ نمایش داده می‌شوند و کاربر آن‌ها را تأیید می‌کند.
    • تراکنش‌های مغایر (Unmatched):
      • موجود در ERP، ناموجود در بانک: (مانند چک معوق). کاربر این موارد را به عنوان «مغایرت باز» علامت‌گذاری می‌کند تا به دوره بعد منتقل شوند.
      • موجود در بانک، ناموجود در ERP: (مانند کارمزد). کاربر باید مستقیماً از همین فرم، برای این موارد «سند حسابداری» یا «سند خزانه‌داری» (مثلاً سند پرداخت بابت کارمزد) صادر کند.

  5. نتیجه نهایی:

    • موجودی ERP (دفتر کل)
    • + موارد بستانکار ثبت نشده در ERP (مثل سود)
    • - موارد بدهکار ثبت نشده در ERP (مثل کارمزد)
    • = موجودی واقعی ERP (Adjusted Book Balance)
    • موجودی صورتحساب بانک
    • + سپرده‌های در راه
    • - چک‌های معوق
    • = موجودی واقعی بانک (Adjusted Bank Balance)

    هدف نهایی: موجودی واقعی ERP = موجودی واقعی بانک

  6. بستن مغایرت: پس از تراز شدن، کاربر دوره مغایرت را «نهایی» و «قفل» می‌کند.