تعیین وضعیت چک (اعلام وصول یا برگشت)
مسیر دسترسی: خزانهداری > مدیریت چکهای دریافتی > عملیات چک > اعلام وصول/برگشت
۱. مقدمه و کاربرد
چکهایی که در مرحله قبل به بانک واگذار کردید (خواباندید)، اکنون در «صندوق اسناد در جریان وصول» منتظر هستند. پس از گذشت تاریخ سررسید، شما باید صورتحساب بانک (Bank Statement) یا پیامکهای واریز بانک را بررسی کنید.
- اگر پول به حساب آمده باشد می توان نتیجه گرفت که چک وصول شده است.
- اگر بانک اعلام عدم موجودی کند نتیجه گرفت که چک برگشت خورده است.
این فرم طراحی شده تا شما وضعیت سیستم را دقیقاً با آنچه در بانک اتفاق افتاده، هماهنگ کنید.
۲. سناریوی اول: اعلام وصول (پاس شدن چک)
این حالت زمانی رخ میدهد که چک با موفقیت نقد شده و مبلغ آن به حساب بانکی شرکت افزوده شده است.
گامبهگام عملیات وصول:
- انتخاب صندوق اسناد: در بالای فرم، صندوق اسناد بانکی که چکها در آن هستند را انتخاب کنید (مثلاً:
در جریان وصول - بانک ملت). - یافتن چک: سیستم لیست چکهای منتظر در آن بانک را نشان میدهد. چک مورد نظر را پیدا کنید.
- انتخاب و اقدام: چک (یا گروهی از چکها) را تیک بزنید و دکمه «اعلام وصول» (Cleared) را کلیک کنید.
- تأیید تاریخ: پنجرهای باز میشود که «تاریخ واقعی واریز» را میپرسد.
- نکته: ممکن است سررسید چک ۲۰ام باشد، اما بانک آن را ۲۱ام به حساب ریخته باشد. تاریخ ۲۱ام را وارد کنید تا مغایرت بانکی نداشته باشید.
- ثبت: تأیید نهایی را بزنید.
مثال عملی (وصول):
چک ۵۰ میلیون تومانی «آقای رضایی» که سررسیدش امروز بود، در صورتحساب بانک ملت دیده میشود.
- شما چک را انتخاب و دکمه وصول را میزنید.
- نتیجه: موجودی بانک ملت در سیستم ۵۰ میلیون افزایش مییابد و چک از لیست کارهای باز حذف میشود.
سند حسابداری خودکار (وصول):
کد حساب نام حساب بدهکار بستانکار ۱۱۱۰۰۱ موجودی نقد و بانک - بانک ملت ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ - ۱۱۴۰۰۲ اسناد در جریان وصول - بانک ملت - ۵۰,۰۰۰,۰۰۰
۳. سناریوی دوم: اعلام برگشت (نکول چک)
این حالت زمانی رخ میدهد که متصدی بانک تماس میگیرد یا در سیستم بانکی میبینید که چک به دلیل «کسری موجودی»، «امضا نامطابق» یا «مسدودی حساب» برگشت خورده است.
گامبهگام عملیات برگشت:
- انتخاب صندوق اسناد: صندوق اسناد بانک مربوطه را انتخاب کنید.
- یافتن چک: چک مشکلدار را در لیست پیدا کنید.
- انتخاب و اقدام: دکمه «اعلام برگشت» (Bounced) را بزنید.
- ورود علت (اختیاری): میتوانید علت برگشت (مثلاً: کسر موجودی) را وارد کنید.
- ثبت: تأیید نهایی را بزنید.
مثال عملی (برگشت):
چک ۲۰ میلیون تومانی «شرکت البرز» موجودی نداشته و بانک گواهی عدم پرداخت صادر کرده است.
- شما دکمه برگشت را میزنید.
- نتیجه: چک از «صندوق اسناد بانک» خارج شده و به «صندوق اسناد چکهای برگشتی» منتقل میشود. اکنون تیم مالی میداند که این یک قلم "بدهی معوقه و پرریسک" است که باید پیگیری شود.
سند حسابداری خودکار (برگشت):
کد حساب نام حساب بدهکار بستانکار ۱۱۴۰۰۵ اسناد دریافتنی برگشتی ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ - ۱۱۴۰۰۲ اسناد در جریان وصول - بانک ملت - ۲۰,۰۰۰,۰۰۰
۴. سناریوی سوم: عودت از حالت در جریان وصول (پس گرفتن از بانک)
گاهی پیش میآید که چک را به بانک دادهاید (واگذار کردهاید)، اما قبل از سررسید یا قبل از اقدام بانک، به هر دلیلی چک را از بانک پس میگیرید (مثلاً مشتری پول نقد آورده و میگوید چک را از بانک برگردانید).
گامبهگام عملیات:
- در همان لیست چکهای در جریان وصول، چک را انتخاب کنید.
- دکمه «بازگشت به صندوق» (Undo Deposit) را بزنید.
- نتیجه: چک از بانک خارج شده و دوباره به «صندوق اسناد صندوق» (گاوصندوق) برمیگردد.
- سند: سند واگذاری (صفحه ۳) معکوس میشود.
۵. نکات کلیدی و سوالات متداول
۱. اهمیت تاریخ واقعی واریز در هنگام زدن دکمه «وصول»، سیستم از شما تاریخ میپرسد. دقت کنید که تاریخی که در پرینت بانک میبینید را وارد کنید. اگر سررسید چک ۱۴۰۳/۰۵/۲۰ است اما بانک در ۱۴۰۳/۰۵/۲۲ پول را واریز کرده، حتماً تاریخ ۲۲ام را وارد کنید. این کار باعث میشود در پایان ماه هنگام «مغایرتگیری بانکی»، مانده سیستم و بانک دقیقاً یکسان باشد.
۲. اگر اشتباه دکمه وصول را زدم چه؟ نگران نباشید.
- به منوی
گزارشات > لیست چکهای وصول شدهبروید. - چک مورد نظر را پیدا کنید.
- روی آن کلیک راست کرده (یا دکمه عملیات) و گزینه «ابطال وصول» را بزنید.
- چک دوباره به وضعیت «در جریان وصول» برمیگردد و سند حسابداری واریز وجه باطل میشود.
۳. آیا چک برگشتی را میتوانم دوباره به بانک ببرم؟ بله. اگر مشتری تماس گرفت و گفت "حسابم را پر کردم، دوباره چک را بزنید به حساب":
- ابتدا باید چک را از وضعیت "برگشتی" خارج کنید (عملیات: واگذاری مجدد از صندوق اسناد برگشتی به صندوق اسناد بانک).
- یا بهتر است چک را به صندوق برگردانید و دوباره واگذار کنید تا تاریخچه شفاف بماند.
۴. هزینه کارمزد برگشت چک چه میشود؟ معمولاً بانک بابت صدور گواهی عدم پرداخت، مبلغی از حساب شما کسر میکند. این مبلغ ربطی به خودِ چک ندارد.
- این هزینه را باید جداگانه در فرم «سند پرداخت» (نوع: هزینه بانکی) ثبت کنید و ربطی به فرم مدیریت چک ندارد.