واگذاری چک به بانک (خواباندن به حساب)
مسیر دسترسی: خزانهداری > مدیریت چکهای دریافتی > عملیات چک > واگذاری به بانک
۱. مقدمه و کاربرد
چکهایی که از مشتری دریافت کردهاید و در «صندوق اسناد صندوق» (گاوصندوق) نگهداری میشوند، هنوز تبدیل به پول نشدهاند. برای نقد کردن این چکها، باید در تاریخ سررسید (یا چند روز زودتر)، آنها را دستهبندی کرده، در قالب یک لیست به بانک ببرید و تحویل باجه کلر (Clear) دهید.
این فرم در سیستم تابان دقیقاً همین فرآیند فیزیکی را شبیهسازی میکند.
- هدف: تغییر محل استقرار چک از «شرکت» به «بانک».
- نتیجه: حسابدار میفهمد که این چکها دیگر در کشوی میز خزانهدار نیستند و نزد بانک امانت هستند تا وصول شوند.
۲. فرآیند گامبهگام واگذاری
این عملیات معمولاً به صورت گروهی انجام میشود (مثلاً ۱۰ چک با هم به بانک برده میشوند).
گام اول: تنظیمات انتقال (Header)
در بالای فرم، مشخص کنید که چکها از کجا به کجا میروند:
- تاریخ واگذاری: تاریخ روز (روزی که چکها را به بانک میبرید).
- صندوق اسناد مبدأ:
صندوق اسناد اسناد نزد صندوق(یا گاوصندوق خاصی که چکها در آن هستند). - صندوق اسناد مقصد (بانک):
صندوق اسناد در جریان وصول - [نام بانک](مثلاً: در جریان وصول بانک ملت).- نکته: اگر چکها را به بانک "تجارت" میبرید، حتماً صندوق اسناد "در جریان وصول تجارت" را انتخاب کنید.
گام دوم: انتخاب چکها (Selection)
- دکمه «افزودن چک / جستجو» را بزنید.
- پنجرهای باز میشود که لیست تمام چکهای موجود در «صندوق اسناد مبدأ» را نمایش میدهد.
- فیلتر کردن: از فیلتر تاریخ سررسید استفاده کنید. (مثلاً چکهای سررسید امروز و فردا را فیلتر کنید).
- تیک زدن: چکهایی که قصد واگذاری دارید را انتخاب (Select) کنید.
- دکمه تأیید را بزنید تا چکها به لیست اصلی فرم اضافه شوند.
گام سوم: چاپ فرم واگذاری (Deposit Slip) - اختیاری
قبل از ثبت نهایی، میتوانید دکمه «چاپ فرم واگذاری» را بزنید. سیستم یک لیست مرتب شامل شماره چک، مبلغ، بانک صادرکننده و نام صاحب حساب به شما میدهد.
- کاربرد: این لیست را پرینت بگیرید و همراه فیزیک چکها به متصدی بانک تحویل دهید تا رسید مهر شده دریافت کنید.
گام چهارم: ثبت نهایی
دکمه «ذخیره / انجام عملیات» را بزنید. * نتیجه: چکها از «صندوق اسناد صندوق» ناپدید شده و در «صندوق اسناد بانک» ظاهر میشوند.
۳. سناریوی عملی (مثال واقعی)
داستان: امروز ۱۵ اردیبهشت است. خزانهدار شرکت (آقای حسینی) چکهای مشتریانی را که سررسید آنها ۱۶ اردیبهشت است، بررسی میکند. او ۳ فقره چک پیدا میکند که باید به حساب جاری شرکت در بانک ملت واریز شوند.
مشخصات چکها:
- چک آقای رضایی (۵۰ میلیون تومان)
- چک شرکت البرز (۲۰ میلیون تومان)
- چک فروشگاه کوروش (۳۰ میلیون تومان)
اقدامات در سیستم:
- آقای حسینی فرم «واگذاری به بانک» را باز میکند.
- مبدأ: صندوق مرکزی | مقصد: در جریان وصول بانک ملت.
- دکمه افزودن را میزند و فیلتر تاریخ را روی
1403/02/16تنظیم میکند. - هر ۳ چک را در لیست میبیند و تیک میزند.
- دکمه «چاپ رسید» را میزند، پرینت میگیرد و چکها را منگنه میکند.
- دکمه «ثبت» را در سیستم میزند.
- حالا با خیال راحت چکها را برداشته و فیزیک آنها را به شعبه بانک ملت میبرد.
۴. پشت صحنه سیستم (حسابداری)
در این مرحله هنوز پولی به حساب ننشسته است، اما دارایی از یک شکل به شکل دیگر تبدیل شده است. سیستم سند زیر را صادر میکند:
| کد حساب | نام حساب | بدهکار | بستانکار | شرح |
|---|---|---|---|---|
| ۱۱۴۰۰۲ | اسناد در جریان وصول - بانک ملت | ۱۰۰,۰۰۰,۰۰۰ | - | واگذاری ۳ فقره چک به بانک ملت ... |
| ۱۱۴۰۰۱ | اسناد دریافتنی نزد صندوق | - | ۱۰۰,۰۰۰,۰۰۰ | واگذاری ۳ فقره چک به بانک ملت ... |
- تفسیر: حسابداری متوجه میشود که ۱۰۰ میلیون تومان اسناد ما الان نزد بانک ملت است و منتظر وصول میباشد.
۵. سوالات متداول و نکات کنترلی
۱. آیا میتوانم چکهایی که مربوط به بانکهای مختلف هستند را در یک فرم ثبت کنم؟ خیر.
- هر فرم واگذاری فقط یک مقصد (یک بانک) دارد.
- اگر میخواهید تعدادی چک به بانک ملت و تعدادی را به بانک صادرات ببرید، باید دو فرم واگذاری جداگانه ثبت کنید (یکی با مقصد صندوق اسناد ملت و دیگری با مقصد صندوق اسناد صادرات).
۲. اگر اشتباهی چکی را واگذار کردم چه میشود؟ (مثلاً چکی که قرار بود فردا ببرم) نترسید. تا زمانی که وضعیت چک «در جریان وصول» است (هنوز وصول یا برگشت نشده)، میتوانید عملیات را برگردانید.
- به لیست واگذاریها بروید.
- فرم مربوطه را باز کنید.
- دکمه «ابطال» یا «حذف» را بزنید. چکها دوباره به وضعیت «نزد صندوق» برمیگردند و سند حسابداری معکوس میشود.
۳. آیا تاریخ واگذاری مهم است؟ بله. معمولاً بانکها چکها را ۲۴ ساعت زودتر برای کلر قبول میکنند. تاریخ واگذاری در سیستم باید با تاریخی که چک را به بانک تحویل دادید یکی باشد تا در صورت گم شدن چک، بدانید در چه روزی و به چه کسی تحویل داده شده است.
۴. چک "بین بانکی" (رمزدار) را هم باید واگذار کنم؟
بله. هر برگه فیزیکی که وارد صندوق شده، برای نقد شدن باید از طریق این فرم به بانک منتقل شود. حتی اگر چک رمزدار باشد و همان لحظه نقد شود، برای حفظ زنجیره اسناد، بهتر است مسیر صندوق -> واگذاری -> وصول طی شود.