خرج کردن چک - واگذاری به غیر (Check Endorsement)
مسیر دسترسی: خزانهداری > عملیات پرداخت > سند پرداخت جدید
۱. مفهوم و کاربرد
خرج کردن چک چیست؟
در بازار ایران، بسیار رایج است که شرکتها چکهایی را که از مشتریان خود دریافت کردهاند، نقد نکنند؛ بلکه همان چک را بابت بدهیهای خود به شخص دیگری (مانند تأمینکننده کالا، پیمانکار یا فروشنده مواد اولیه) واگذار کنند. به این عمل در اصطلاح بازار «خرج کردن چک» و در اصطلاح حقوقی «ظهرنویسی» (Endorsement) گفته میشود.
چرا این کار را انجام میدهیم؟
- حفظ نقدینگی: به جای خالی کردن حساب بانکی شرکت، از اسناد موجود استفاده میکنیم.
- تسویه سریع: بدون نیاز به منتظر ماندن برای سررسید چک مشتری، بدهی خود به تأمینکننده را تسویه میکنیم.
قانون مهم سیستم: شما فقط میتوانید چکهایی را خرج کنید که وضعیت آنها «نزد صندوق» (On-Hand) باشد. چکی که به بانک واگذار شده یا برگشت خورده است، ابتدا باید به صندوق برگردد تا قابل خرج کردن باشد.
۲. مراحل انجام کار در سیستم
از آنجا که خرج کردن چک نوعی "پرداخت بدهی" محسوب میشود، این عملیات در فرم «سند پرداخت» انجام میگیرد، نه در منوی عملیات چک.
گام ۱: باز کردن سند پرداخت
به مسیر خزانهداری > عملیات پرداخت رفته و روی «سند پرداخت جدید» کلیک کنید.
گام ۲: انتخاب گیرنده
در فیلد طرف حساب (Payee)، نام شخص یا شرکتی را که میخواهید چک را به او بدهید انتخاب کنید.
- مثال: شرکت فولاد مبارکه (تأمینکننده)
گام ۳: انتخاب روش پرداخت
در بخش جزئیات پرداخت (Payment Lines):
- یک ردیف جدید ایجاد کنید.
- نوع روش پرداخت را «خرج چک» (Endorse Check) انتخاب کنید.
- با انتخاب این گزینه، فیلد مبلغ غیرفعال میشود (چون مبلغ تابع چکی است که انتخاب میکنید) و دکمه «انتخاب چک» فعال میگردد.
گام ۴: انتخاب چک از صندوق اسناد
با زدن دکمه انتخاب چک، سیستم پنجرهای باز میکند که فقط شامل چکهای موجود در «صندوق اسناد اسناد نزد صندوق» است.
- میتوانید لیست را بر اساس مبلغ، سررسید یا نام مشتریِ صادرکننده فیلتر کنید.
- چک (یا چکهای) مورد نظر را تیک بزنید.
گام ۵: ثبت نهایی (Post)
پس از انتخاب چک، مبلغ سند به صورت خودکار پر میشود. دکمه «ثبت» را بزنید.
۳. تأثیرات مالی و حسابداری
با ثبت این سند، دو اتفاق مهم در سیستم رخ میدهد:
-
تغییر در خزانهداری:
- چک از «صندوق اسناد اسناد نزد صندوق» خارج میشود.
- وضعیت چک به «خرج شده» (Endorsed) تغییر میکند.
- مالکیت چک از شرکت شما سلب میشود.
-
سند حسابداری خودکار (GL Entry): سیستم به صورت اتوماتیک سند زیر را صادر میکند:
| کد حساب | نام حساب | بدهکار (Dr) | بستانکار (Cr) | توضیحات |
|---|---|---|---|---|
210101 |
حسابهای پرداختنی (شرکت فولاد) |
100,000,000 | 0 | بدهی ما به تأمینکننده کم شد. |
120101 |
اسناد دریافتنی نزد صندوق (صندوق اسناد صندوق) |
0 | 100,000,000 | دارایی چک از صندوق خارج شد. |
۴. مثال جامع عملیاتی
سناریو: شرکت شما (تابان) مبلغ ۵۰ میلیون تومان به «بازرگانی آهنچی» بدهکار است. از طرفی، در گاوصندوق شرکت، یک چک ۵۰ میلیون تومانی از مشتری خود (آقای رضایی) دارید که سررسید آن ۲۰ روز دیگر است. مدیر مالی تصمیم میگیرد به جای پرداخت پول نقد، چک آقای رضایی را به بازرگانی آهنچی بدهد.
اجرا در نرمافزار:
- وارد فرم سند پرداخت میشوید.
- گیرنده را «بازرگانی آهنچی» انتخاب میکنید.
- در ردیف پرداخت، گزینه «خرج چک» را انتخاب میکنید.
- لیست چکها باز میشود. چک آقای رضایی (به مبلغ ۵۰ میلیون و شناسه صیادی
123...) را انتخاب میکنید. - سند را ثبت میکنید.
نتیجه:
- بدهی شما به بازرگانی آهنچی صفر میشود.
- چک آقای رضایی از لیست چکهای موجود در صندوق شما حذف میشود.
- در گزارش کاردکس چک آقای رضایی، یک ردیف اضافه میشود: "واگذاری به بازرگانی آهنچی بابت سند پرداخت شماره X".
۵. سوالات متداول و نکات کنترلی
سوال ۱: اگر چکی را خرج کنیم و بعداً آن چک پاس نشود (برگشت بخورد) چه میشود؟ پاسخ: این پیچیدهترین حالت است.
- بازرگانی آهنچی چک را به شما برمیگرداند، بنابراین شما باید در سیستم «استرداد از خرج» بزنید (بدهی آهنچی دوباره باز میشود و چک به صندوق اسناد برگشتی شما میآید).
- سپس شما سراغ مشتری (آقای رضایی) میروید و مراحل پیگیری چک برگشتی را طی میکنید.
سوال ۲: آیا میتوانم فقط بخشی از مبلغ چک را خرج کنم؟ پاسخ: خیر. چک یک موجودیت واحد است. نمیتوانید نیمی از کاغذ چک را پاره کنید و بدهید! اگر مبلغ چک ۵۰ میلیون است و بدهی شما ۳۰ میلیون است، باید چک را بدهید و ۲۰ میلیون مابقی را از طرف مقابل به صورت نقد یا چکِ خرجیِ خودش دریافت کنید (که این عملیات ترکیبی میشود).
سوال ۳: آیا میتوانم چکی که "در جریان وصول" (نزد بانک) است را خرج کنم؟ پاسخ: خیر. فیزیک چک اکنون دست بانک است. برای خرج کردن، ابتدا باید عملیات «استرداد از واگذاری» را انجام دهید تا چک به وضعیت «نزد صندوق» برگردد، سپس آن را خرج کنید.
سوال ۴: آیا سیستم برای خرج کردن چک هشدار میدهد؟ پاسخ: بله، اگر سررسید چک گذشته باشد یا وضعیت اعتباری صادرکننده چک (مشتری) قرمز باشد، سیستم میتواند به کاربر هشدار دهد که "این چک ریسک برگشت دارد، آیا از خرج کردن آن مطمئن هستید؟".