پرش به محتویات

دریافت چک جدید (دریافت از مشتری)

مسیر دسترسی: خزانه‌داری > عملیات دریافت > سند دریافت جدید

۱. مقدمه و کاربرد

این فرم، دروازه ورود چک‌ها به سیستم ERP تابان است. هر زمانی که مشتری، کارمند یا هر طرف حساب دیگری بابت تسویه بدهی، پیش‌پرداخت سفارش یا سایر درآمدها به شما چک می‌دهد، باید اطلاعات آن را در این فرم ثبت کنید.

چرا دقت در این فرم حیاتی است؟ اطلاعاتی که اینجا وارد می‌کنید (به ویژه تاریخ سررسید و شناسه صیادی)، مبنای تمام گزارش‌های نقدینگی، هشدارهای سررسید و پیگیری‌های حقوقی آینده خواهد بود. یک اشتباه تایپی در مبلغ یا تاریخ، می‌تواند گزارشات مالی مدیران را منحرف کند.

۲. فرآیند گام‌به‌گام ثبت چک

برای ثبت چک، مراحل زیر را در فرم «سند دریافت» طی کنید:

ابتدا مشخص کنید چه کسی و بابت چه چیزی پول می‌دهد.

  1. طرف حساب (پرداخت‌کننده): نام مشتری یا شخصی که چک را داده انتخاب کنید.
  2. تاریخ سند: تاریخ روز (تاریخی که چک را تحویل گرفتید).
  3. شرح سند: توضیحی کوتاه بنویسید (مثلاً: بابت تسویه فاکتور شماره ۱۰۱).

گام دوم: انتخاب روش پرداخت

در بخش ردیف‌های دریافت، دکمه «افزودن ردیف» را زده و در فیلد روش پرداخت، گزینه «چک» را انتخاب کنید. با این کار، فیلدهای مخصوص چک فعال می‌شوند.

گام سوم: ورود مشخصات چک (Detail)

اطلاعات روی فیزیک چک را با دقت وارد کنید. (جدول راهنمای فیلدها را در پایین ببینید).

گام چهارم: ثبت نهایی

پس از اطمینان از صحت اطلاعات، دکمه «ذخیره / ثبت نهایی» را بزنید.

  • نتیجه: سیستم یک «رسید دریافت» به شما می‌دهد که می‌توانید آن را چاپ کرده و به عنوان رسید به مشتری تحویل دهید.

۳. راهنمای جامع فیلدهای چک

نام فیلد (فارسی) نام فیلد (لاتین) وضعیت توضیحات کاربردی و نکات کنترلی
مبلغ چک Amount اجباری مبلغ دقیق نوشته شده روی چک به ریال.
نکته: سیستم به صورت خودکار مبلغ را به حروف در زیر فیلد نمایش می‌دهد؛ حتماً چک کنید.
تاریخ سررسید DueDate اجباری تاریخی که باید چک را به بانک ببرید (تاریخ نقد شدن).
نکته: این تاریخ مبنای گزارشات "جریان نقدینگی" (Cash Flow) است.
شناسه صیادی SayadID اجباری کد ۱۶ رقمی گوشه بالای چک.
کنترل: سیستم یکتا بودن این کد را چک می‌کند. اگر قبلاً ثبت شده باشد، خطای تکراری می‌دهد.
شماره سریال SerialNo اجباری شماره چاپی پایین یا گوشه چک (معمولاً ترکیبی از عدد و ممیز).
کاربرد: برای پیدا کردن فیزیک چک در بایگانی/گاوصندوق استفاده می‌شود.
بانک صادرکننده BankName اختیاری نام بانک دسته چک مشتری (مثلاً: ملت، تجارت).
شعبه BranchName اختیاری نام یا کد شعبه صادرکننده.
صاحب حساب Owner اختیاری نام شخصی که زیر چک را امضا کرده است.
نکته: گاهی مشتری (پرداخت‌کننده) چک شخص دیگری را به ما می‌دهد (چک خرج شده). در این صورت نام مشتری در هدر سند و نام صاحب حساب واقعی در این فیلد درج می‌شود.
در وجه Payee پیش‌فرض نام شرکت شما (گیرنده). اگر چک در وجه حامل است، می‌توانید این فیلد را ویرایش کنید.

۴. سناریوی عملی (مثال واقعی)

داستان: فرض کنید شما حسابدار شرکت «پخش تابان» هستید. «آقای رضایی» (مالک فروشگاه کوروش) بابت خرید کالاهای هفته گذشته، به شرکت مراجعه کرده و یک چک صیادی بنفش رنگ تحویل می‌دهد.

مشخصات چک:

  • مبلغ: ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال (۵۰ میلیون تومان)
  • سررسید: ۲۰ مرداد ۱۴۰۳
  • بانک: صادرات - شعبه بازار
  • شماره صیادی: 1234123412341234

اقدامات شما در سیستم:

  1. وارد مسیر خزانه‌داری > سند دریافت جدید می‌شوید.
  2. در فیلد طرف حساب، «فروشگاه کوروش - آقای رضایی» را انتخاب می‌کنید.
  3. در قسمت ردیف‌ها، روش «چک» را انتخاب می‌کنید.
  4. مبلغ 500,000,000 و تاریخ سررسید 1403/05/20 را وارد می‌کنید.
  5. شناسه صیادی ۱۶ رقمی را با دقت از روی چک تایپ می‌کنید (یا با بارکدخوان اسکن می‌کنید).
  6. سایر مشخصات (بانک صادرات، شماره سریال) را پر می‌کنید.
  7. دکمه ثبت را می‌زنید.

۵. پشت صحنه سیستم (آنچه کاربر نمی‌بیند)

به محض اینکه دکمه ثبت را فشار می‌دهید، سیستم سه کار مهم انجام می‌دهد:

  1. تولد چک در صندوق اسناد: یک رکورد جدید در پایگاه داده چک‌ها ایجاد می‌شود و وضعیت آن به صورت پیش‌فرض «نزد صندوق» (On-Hand) تنظیم می‌شود. یعنی سیستم می‌فهمد که این چک الان در گاوصندوق شرکت است.

  2. کاهش بدهی مشتری: مانده حساب آقای رضایی ۵۰ میلیون تومان کاهش می‌یابد.

  3. صدور سند حسابداری اتوماتیک: سیستم بدون دخالت شما، سند زیر را در دفتر کل (GL) صادر می‌کند:

کد حساب نام حساب بدهکار بستانکار شرح
۱۱۴۰۰۱ اسناد دریافتنی نزد صندوق ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ - دریافت چک صیادی ... بابت فروشگاه کوروش
۱۱۳۰۰۵ حساب‌های دریافتنی تجاری - ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ دریافت چک صیادی ... بابت فروشگاه کوروش

۶. سوالات متداول و نکات طلایی

۱. اگر چک "در وجه حامل" بود چه کنیم؟ در فیلد "در وجه"، کلمه "حامل" را تایپ کنید. اما توجه داشته باشید طبق قوانین جدید چک صیادی، ثبت چک در وجه حامل محدودیت دارد و حتماً باید انتقال در سامانه صیاد انجام شود.

۲. مشتری چک شخص دیگری را به ما داده است (چک خرج شده). طرف حساب کیست؟ طرف حساب شما همچنان مشتری (کسی که بدهکار است) می‌باشد، نه صاحب چک.

  • مثال: آقای رضایی (مشتری ما) چکِ برادرش (آقای اکبری) را به ما می‌دهد.
  • در سیستم: در فیلد "پرداخت‌کننده" نام آقای رضایی را انتخاب کنید (چون می‌خواهیم حساب او تسویه شود). در فیلد "صاحب حساب"، نام آقای اکبری را بنویسید تا اگر چک برگشت خورد، بدانید صاحبش کیست.

۳. سیستم خطای "شناسه صیادی تکراری" می‌دهد. این یعنی چکی با همین شناسه قبلاً در سیستم ثبت شده است. ممکن است:

  • همکار دیگری قبلاً آن را ثبت کرده باشد.
  • این چک قبلاً دریافت شده، خرج شده و دوباره به شرکت برگشته است (گردش چک).
  • راه حل: از گزارش "جستجوی چک" استفاده کنید تا وضعیت قبلی این شناسه را ببینید.

۴. آیا می‌توانم چند چک را در یک سند ثبت کنم؟ بله. اگر مشتری همزمان ۵ فقره چک به شما می‌دهد، نیازی نیست ۵ سند جداگانه بزنید. در همان فرم سند دریافت، ۵ بار دکمه "افزودن ردیف" را بزنید و مشخصات هر چک را جداگانه وارد کنید. سیستم یک سند حسابداری کلی برای همه آن‌ها صادر می‌کند.