استرداد چک - بازگرداندن به مشتری (Check Return)
مسیر دسترسی: خزانهداری > مدیریت چکهای دریافتی > عملیات چک > استرداد چک
۱. مفهوم و کاربرد
استرداد چک چیست؟
عملیات استرداد به معنای بازگرداندن فیزیک چک (لاشه چک) به صادرکننده آن (مشتری) و خارج کردن چک از چرخه داراییهای شرکت است. در این حالت، چک نه نقد شده و نه خرج شده؛ بلکه معاملهای که بابت آن چک گرفته بودیم، به نحوی تغییر کرده است که باید چک را پس بدهیم.
چه زمانی از این فرم استفاده میکنیم؟
این فرم در سه سناریوی اصلی کاربرد دارد:
- فسخ معامله: مشتری کالا را پس داده و چک خود را میخواهد.
- تعویض چک (Replacement): مشتری میخواهد چک فعلی را با یک چک جدید (تاریخ متفاوت) یا پول نقد عوض کند.
- تسویه چک برگشتی: چک برگشت خورده، مشتری میآید تسویه میکند و لاشه چک برگشتی را تحویل میگیرد.
نکته مهم: استرداد چک باعث میشود حساب مشتری دوباره بدهکار شود (چون چکی که بابت پرداخت داده بود را پس گرفته است). بنابراین معمولاً قبل یا بعد از استرداد، یک سند دریافت دیگر (نقد یا چک جدید) ثبت میشود.
۲. پیشنیازهای سیستمی
برای استرداد یک چک، آن چک باید حتماً در یکی از صندوقهای اسنادزیر باشد:
- صندوق اسناد اسناد نزد صندوق (Safe Doc Boxsitory): برای چکهای عادی که هنوز به بانک نرفتهاند.
- صندوق اسناد چکهای برگشتی (Bounced Doc Boxsitory): برای چکهایی که نکول شدهاند.
هشدار: شما نمیتوانید چکی را که در وضعیت «در جریان وصول» (نزد بانک) است، مستقیماً به مشتری استرداد کنید. ابتدا باید آن را از بانک تحویل بگیرید (عملیات «استرداد از واگذاری») تا به صندوق برگردد، سپس به مشتری پس دهید.
۳. مراحل انجام کار
گام ۱: انتخاب فیلترها
وارد فرم استرداد شوید. برای پیدا کردن چک، دو فیلد را تنظیم کنید:
- صندوق اسناد فعلی: مشخص کنید چک الان کجاست؟ (مثلاً "صندوق اسناد چکهای برگشتی").
- طرف حساب: نام مشتری را انتخاب کنید.
گام ۲: انتخاب چک
سیستم لیست چکهای آن مشتری در آن صندوق اسناد خاص را نمایش میدهد. چک (یا چکهای) مورد نظر را تیک بزنید.
گام ۳: ثبت استرداد
دکمه «ثبت استرداد» را بزنید. سیستم ممکن است از شما "بابت" یا "توضیحات" بخواهد (مثلاً: بابت تعویض با چک جدید).
۴. سناریوهای عملیاتی و اسناد حسابداری
بیایید دو مثال بسیار رایج در بازار کار ایران را بررسی کنیم.
سناریوی ۱: تعویض چک (قبل از سررسید)
داستان: آقای رضایی چکی به مبلغ ۲۰ میلیون تومان برای تاریخ فردا دارد. تماس میگیرد و میگوید: "چکم پاس نمیشود، آن را پس بدهید و یک چک برای ۱۰ روز دیگر بگیرید."
اقدامات شما در سیستم:
- مرحله استرداد: به فرم «استرداد چک» میروید. صندوق اسناد "نزد صندوق" را انتخاب کرده و چک ۲۰ میلیونی را به آقای رضایی استرداد میکنید.
- اثر: چک از سیستم خارج میشود. حساب آقای رضایی ۲۰ میلیون بدهکار میشود.
- مرحله دریافت جدید: به فرم «سند دریافت» میروید و چک جدید (تاریخ ۱۰ روز بعد) را ثبت میکنید.
- اثر: چک جدید وارد سیستم میشود. حساب آقای رضایی ۲۰ میلیون بستانکار میشود.
سند حسابداری استرداد (خودکار):
- بدهکار: حسابهای دریافتنی - آقای رضایی
- بستانکار: اسناد دریافتنی نزد صندوق
سناریوی ۲: تسویه چک برگشتی (پس از نکول)
داستان: چک ۵۰ میلیونی "شرکت پخش البرز" برگشت خورده و در صندوق اسناد برگشتی است. نماینده شرکت میآید، ۵۰ میلیون کارت میکشد (واریز نقد) و لاشه چک برگشتی را میبرد.
اقدامات شما در سیستم:
- مرحله دریافت پول: ابتدا یک «سند دریافت» از نوع نقد/کارتخوان ثبت میکنید.
- اثر: موجودی بانک شما ۵۰ میلیون زیاد میشود. حساب شرکت البرز ۵۰ میلیون بستانکار میشود.
- مرحله استرداد لاشه: به فرم «استرداد چک» میروید. صندوق اسناد "چکهای برگشتی" را انتخاب میکنید. چک مورد نظر را تیک زده و استرداد میکنید.
- اثر: چک از لیست برگشتیها حذف میشود. حساب شرکت البرز ۵۰ میلیون بدهکار میشود.
تحلیل مانده حساب مشتری: مشتری ۵۰ میلیون بدهکار شد (بابت گرفتن لاشه) و ۵۰ میلیون بستانکار شد (بابت واریز پول). پس مانده حسابش صفر و تسویه میشود.
سند حسابداری استرداد از برگشتی (خودکار):
- بدهکار: حسابهای دریافتنی - شرکت پخش البرز
- بستانکار: حساب اسناد دریافتنی برگشتی
۵. سوالات متداول (FAQ)
سوال: آیا با استرداد چک، سابقه آن کلاً پاک میشود؟ پاسخ: خیر، رکورد چک پاک نمیشود. وضعیت (Status) آن به «استرداد شده» (Returned) تغییر میکند و در گزارشات با رنگ متمایز نمایش داده میشود تا تاریخچه همکاری با مشتری حفظ شود.
سوال: اگر بخواهم فقط بخشی از مبلغ چک را دریافت کنم و بقیه را چک جدید بگیرم چه؟ پاسخ: فرآیند مشابه سناریوی تعویض است.
- چک قدیم را کامل استرداد میکنید (مشتری کل مبلغ را بدهکار میشود).
- یک سند دریافت ترکیبی ثبت میکنید: یک ردیف "نقد" (برای مبلغی که داده) و یک ردیف "چک جدید" (برای باقیمانده).
سوال: اشتباهاً چک را استرداد کردم. چه کنم؟ پاسخ: باید به لیست چکهای استرداد شده بروید (یا از طریق گزارش کاردکس چک)، روی آن کلیک راست کرده و گزینه «ابطال استرداد» را بزنید. چک به صندوق اسناد قبلی خود باز میگردد.