روشهای تحصیل دارایی ثابت (Acquisition Methods)
مسیر دسترسی: دارایی ثابت > عملیات > تحصیل دارایی
نام فنی: AssetAcquisition
۱. مقدمه و فلسفه وجودی
«تحصیل» (Acquisition) لحظهای است که یک دارایی به صورت رسمی وارد چرخه عملیاتی و مالی سازمان میشود. این لحظه بسیار حیاتی است زیرا:
- بهای تمام شده تاریخی (Historical Cost) در این لحظه فریز میشود.
- تاریخ شروع استهلاک معمولاً از این تاریخ (یا ماه بعد) آغاز میگردد.
- پلاک اموال در این لحظه صادر میشود.
در ERP تابان، ماژول تحصیل به صورت چند کاناله (Omni-Channel) طراحی شده است تا تمام روشهای ورود دارایی را پوشش دهد.
۲. انواع روشهای تحصیل (Acquisition Channels)
سیستم ۵ روش استاندارد برای ایجاد دارایی دارد:
۲-۱. تحصیل از طریق انبار (From Inventory / Goods Issue)
کاربرد: رایجترین روش برای تجهیزات اداری، ابزارآلات و وسایل نقلیه که ابتدا توسط انبار خریداری و رسید میشوند.
- سناریو: خرید ۱۰ عدد لپتاپ توسط تدارکات.
- جریان داده:
- تدارکات کالا را میخرد -> انبار «رسید» میکند (موجودی انبار: ۱۰ عدد).
- واحد IT درخواست کالا میدهد -> انبار «حواله مصرف» میزند.
- تریگر سیستم: سیستم تشخیص میدهد کالا "دارایی" است. به جای اینکه هزینه شود، فرم "تحصیل دارایی" باز میشود.
- سند حسابداری (اتوماتیک):
- بدهکار: دارایی ثابت (۱۲۱۰۱)
- بستانکار: موجودی کالا (۱۱۴۰۱)
۲-۲. خرید مستقیم (Direct Purchase / AP Invoice)
کاربرد: برای داراییهایی که ماهیت فیزیکی قابل انبارش ندارند (زمین، ساختمان، نرمافزار، سرقفلی) یا مستقیماً در محل نصب میشوند.
- سناریو: خرید یک قطعه زمین یا لایسنس نرمافزار ERP.
- جریان داده:
- فاکتور خرید مستقیماً در ماژول حسابداری/تدارکات ثبت میشود (بدون گردش انبار).
- در هدر فاکتور، نوع خرید "دارایی ثابت" انتخاب میشود.
- سند حسابداری:
- بدهکار: دارایی ثابت (۱۲۱۰۱)
- بستانکار: حسابهای پرداختنی / تامینکننده (۲۱۱۰۱)
۲-۳. دارایی در جریان تکمیل (Capitalization from CIP / Project)
کاربرد: پروژههای ساختوساز یا خطوط تولید که ساخت آنها زمانبر است.
- سناریو: ساخت یک سوله انبار که ۱ سال طول میکشد.
- جریان داده:
- در طول سال، تمام هزینهها (سیمان، آجر، حقوق کارگر) در کد حساب "دارایی در جریان تکمیل" جمع میشود.
- در پایان پروژه، مدیر پروژه دکمه «تکمیل دارایی» (Capitalize) را میزند.
- سیستم تمام هزینههای انباشته شده را جمع میکند و یک پلاک اموال "ساختمان" صادر میکند.
- سند حسابداری:
- بدهکار: دارایی ثابت - ساختمان (۱۲۱۰۲)
- بستانکار: دارایی در جریان تکمیل (۱۲۵۰۱)
۲-۴. تحصیل رایگان / اهدایی (Donation / Grant)
کاربرد: دریافت هدایا، موقوفات یا تجهیزات از سازمانهای دیگر بدون پرداخت پول.
- سناریو: یک خیر مدرسهساز، ۱۰ عدد کولر به مدرسه (سازمان دولتی) اهدا میکند.
- چالش: پولی پرداخت نشده، پس بهای تمام شده صفر است؟ خیر! طبق استاندارد باید به «ارزش منصفانه» (Fair Value) روز ثبت شود.
- سند حسابداری (بخش خصوصی):
- بدهکار: دارایی ثابت
- بستانکار: درآمد غیرعملیاتی (کمکهای بلاعوض)
- سند حسابداری (بخش دولتی):
- بدهکار: دارایی ثابت
- بستانکار: تغییرات در ارزش خالص (درآمد اهدایی)
۲-۵. استقرار / موجودی اول دوره (Opening Balance)
کاربرد: هنگام راهاندازی نرمافزار تابان، برای ورود اطلاعات داراییهای قدیمی که سالها پیش خریده شدهاند.
- ویژگیها:
- تاریخ تحصیل در گذشته است (مثلاً سال ۱۳۹۵).
- استهلاک انباشته تا امروز باید دستی وارد شود.
- سند حسابداری صادر نمیشود (چون در سند افتتاحیه کل میآید) یا سند بالانس میخورد.
۳. جزئیات فرم تحصیل (The Acquisition Form)
این فرم ترکیبی از اطلاعات مالی و فیزیکی است.
| عنوان فیلد | نوع داده | الزامی؟ | شرح و منطق بیزینسی |
|---|---|---|---|
| روش تحصیل | Enum | بله | انتخاب یکی از ۵ روش بالا (تأثیر مستقیم روی سند حسابداری دارد). |
| تاریخ تحصیل | Date | بله | تاریخی که دارایی "آماده بهرهبرداری" شده است. مبنای شروع استهلاک. |
| بهای تمام شده | Money | بله | جمع مبلغ خرید + حمل + نصب + راهاندازی + عوارض گمرکی. |
| تامینکننده | FK | شرطی | در روش "خرید مستقیم"، نام فروشنده برای ردیابی گارانتی ثبت میشود. |
| شماره سند مرجع | String | خیر | شماره فاکتور، شماره حواله انبار یا شماره پروژه. |
| ارزش اسقاط | Money | خیر | پیشبینی اینکه در پایان عمر چقدر میارزد (مؤثر در فرمول استهلاک). |
۴. سناریوهای کاربردی (Use Cases)
سناریوی ۱: هزینههای پس از تحصیل (Subsequent Costs)
سوال: یک دستگاه پرس خریدیم (۱۰۰ میلیون). یک ماه بعد ۵ میلیون هزینه "نصب و فونداسیون" دادیم. این ۵ میلیون هزینه است یا دارایی؟
- منطق تابان: طبق استاندارد حسابداری، تا زمانی که دستگاه راه نیفتاده، تمام هزینهها باید Capitalize شوند (به بهای دارایی اضافه شوند).
- عملیات: کاربر فرم "تحصیل تکمیلی" (Acquisition Adjustment) را باز میکند و ۵ میلیون را به پلاک قبلی اضافه میکند.
- نتیجه: بهای تمام شده دارایی میشود ۱۰۵ میلیون تومان.
سناریوی ۲: خرید مجموعهای (Bundle Purchase)
یک ست مبلمان اداری (شامل ۱ میز و ۴ صندلی) در یک فاکتور به مبلغ ۲۰ میلیون خریده شده است.
- چالش: ما ۵ پلاک اموال میخواهیم، اما ۱ قیمت کل داریم.
- راهکار: سیستم تابان قابلیت «تسهیم هزینه» (Cost Allocation) دارد.
- کاربر ۵ قلم کالا ایجاد میکند.
- مبلغ ۲۰ میلیون را وارد میکند.
- سیستم میپرسد: "تسهیم بر چه اساس؟" (تعداد مساوی / یا وزنی).
- اگر مساوی باشد: هر قلم ۴ میلیون تومان ثبت میشود.
۵. تعامل با سایر بخشها (Integration)
-
ارتباط با بودجه (بخش دولتی):
- قبل از اینکه فرم تحصیل ذخیره شود، سیستم چک میکند: "آیا برای سرفصل خرید ماشینآلات، اعتبار باقیمانده است؟"
- اگر بودجه نباشد، سیستم خطای بازدارنده (Hard Stop) میدهد.
-
ارتباط با پلاکدهی (Tagging):
- به محض زدن دکمه ذخیره، سیستم به تنظیمات "گروه دارایی" نگاه میکند و پلاک بعدی را رزرو و چاپ میکند.
۶. ملاحظات فنی برای توسعهدهندگان (Developer Notes)
الف) قفل تاریخ (Date Lock)
سیستم نباید اجازه دهد تاریخ تحصیل در "دوره مالی بسته شده" ثبت شود.
- مثال: الان در سال ۱۴۰۳ هستیم. کاربر نباید بتواند دارایی جدیدی با تاریخ ۱۴۰۱ ثبت کند (مگر در حالت استقرار)، چون حسابهای ۱۴۰۱ بسته شده است.
ب) نگهداری ارز (Multi-Currency)
اگر دارایی از خارج خریداری شده (مثلاً ۱۰,۰۰۰ یورو):
- باید نرخ ارز در روز تحصیل در دیتابیس ذخیره شود.
- تمام گزارشات حسابداری به "ریال" است، اما در کارت دارایی باید "بهای ارزی" هم نگهداری شود تا در صورت نیاز به "تجدید ارزیابی ارزی" (طبق استاندارد ۱۱) استفاده شود.
ج) دیاگرام پیشنهادی جریان داده
۷. پرسشهای متداول (FAQ)
س: اگر دارایی را قسطی بخریم، آیا بهره اقساط جزو بهای دارایی است؟
- پاسخ:
- استاندارد ایران: خیر، هزینههای تأمین مالی معمولاً "هزینه دوره" هستند (مگر در داراییهای واجد شرایط خاص مثل ساخت نیروگاه).
- سیستم تابان: به صورت پیشفرض، بهره را جدا میکند. اما اگر کاربر بخواهد، میتواند از طریق "تحصیل تکمیلی" بهره را به دارایی اضافه کند.
س: تخفیفات نقدی خرید چه میشود؟
- پاسخ: بهای تمام شده باید «خالص» ثبت شود. یعنی (قیمت کالا - تخفیف تجاری). سیستم تابان مبلغ نهایی فاکتور را میخواند.
س: مالیات بر ارزش افزوده (VAT) چطور؟
- پاسخ:
- اگر شرکت بتواند VAT را پس بگیرد (اعتبار مالیاتی) -> جزو بهای دارایی نیست.
- اگر شرکت معاف از مالیات باشد (نتواند پس بگیرد) -> VAT به بهای دارایی اضافه میشود.
- این لاجیک بر اساس "گروه مالیاتی" شرکت در تنظیمات تعیین میشود.