مفقودی و سرقت قطعی (Lost & Stolen Assets / Write-off)
مسیر دسترسی: دارایی ثابت > عملیات > مفقودی و حوادث
نام فنی: AssetLossProcess
۱. مقدمه و فلسفه وجودی
در چرخه حیات دارایی، مفقودی یک «رویداد غیرمترقبه» است. سیستم ERP تابان باید بتواند دو فاز این رویداد را مدیریت کند:
- فاز تعلیق (Suspension): زمانی که دارایی گم شده اما هنوز امید به پیدا شدنش هست (یا پرونده در کلانتری باز است). در این فاز دارایی "خارج" نمیشود، بلکه "فریز" میشود.
- فاز خروج قطعی (Write-off): زمانی که ناامید شدهایم (یا رای دادگاه صادر شده) و باید دارایی را از ترازنامه حذف و زیان شناسایی کنیم.
۲. چرخه عملیات (The Workflow)
این فرآیند معمولاً طولانیمدت است و برخلاف فروش، در یک لحظه انجام نمیشود.
گام ۱: اعلام مفقودی (Flagging)
- منشأ: معمولاً خروجیِ "اموالگردانی" (کسری) یا گزارش حراست است.
- اقدام: تغییر وضعیت دارایی به «مفقود / تحت پیگیری».
- اثر: توقف محاسبه استهلاک (طبق تنظیمات) و قفل شدن نقلوانتقال.
گام ۲: تحقیقات و کمیته انضباطی (Investigation)
- بررسی میشود که آیا "قصور جمعدار/کارمند" مطرح است یا "سرقت بیرونی"؟
- ثبت شماره پرونده انتظامی (پلیس) یا صورتجلسه حراست در سیستم.
گام ۳: تعیین تکلیف مالی (Resolution)
سه حالت ممکن است رخ دهد:
- الف) پیدا شد: دارایی به وضعیت "فعال" برمیگردد.
- ب) مقصر دارد: کارمند باید خسارت بدهد (تبدیل دارایی به بدهی پرسنل).
- ج) مقصر ندارد (فورس ماژور): شرکت/سازمان زیان را میپذیرد (Write-off).
گام ۴: صدور سند خروج (Execution)
حذف نهایی دارایی از دفاتر اموال و حسابداری.
۳. منطق حسابداری (Accounting Logic)
این بخش پیچیدهترین حالت حسابداری خروج را دارد، زیرا پای "بیمه" و "جریمه کارمند" وسط میآید.
سناریوی ۱: سرقت بدون مقصر (زیان کامل)
لپتاپ از شرکت دزدیده شده، دزد پیدا نشده و بیمه هم نداریم.
- ارزش دفتری: ۲۰ میلیون ریال.
- سند:
- بدهکار: استهلاک انباشته (۸۰)
- بدهکار: زیان ناشی از سرقت/حوادث (۲۰)
- بستانکار: دارایی ثابت (۱۰۰)
سناریوی ۲: قصور کارمند (بدهی پرسنل)
کارمند دوربین عکاسی شرکت را در سفر شخصی گم کرده است. کمیته انضباطی حکم داده که باید "ارزش روز" دوربین (۵۰ میلیون) را بپردازد. (ارزش دفتری دوربین ۱۰ میلیون بوده).
- سند:
- بدهکار: استهلاک انباشته (۹۰)
- بدهکار: حسابهای دریافتنی غیرتجاری - وام و بدهی کارکنان (۵۰) <-- ایجاد طلب از کارمند
- بستانکار: دارایی ثابت (۱۰۰)
- بستانکار: سایر درآمدها (۴۰) <-- سود شناسایی میشود چون جریمه بیشتر از ارزش دفتری بوده
سناریوی ۳: پوشش بیمه (Insurance Claim)
خودرو تصادف کرده و "توتاللاس" (Total Loss) شده. بیمه مبلغ خسارت را میدهد.
- این سناریو دقیقاً شبیه «فروش دارایی به بیمه» رفتار میشود. مبلغ دریافتی از بیمه جایگزین "مبلغ فروش" میشود.
۴. جزئیات فرم مفقودی (Form Details)
| عنوان فیلد | نوع | الزامی؟ | شرح و منطق بیزینسی |
|---|---|---|---|
| دارایی | Lookup | بله | انتخاب پلاک (معمولاً از لیست کسریهای اموالگردانی). |
| تاریخ حادثه | Date | بله | تاریخی که مفقودی کشف شده. |
| نوع حادثه | Enum | بله | سرقت، مفقودی در محل، آتشسوزی، حوادث طبیعی. |
| وضعیت پرونده | Enum | بله | تحت بررسی / ارجاع به بیمه / ارجاع به دادگاه / مختومه. |
| مقصر حادثه | Lookup | خیر | لینک به پرسنل (اگر قصور محرز شده باشد). |
| مبلغ بازیافتی | Money | خیر | مبلغی که بیمه یا کارمند پرداخت میکند. |
| شماره صورتجلسه | String | بله | شماره گزارش پلیس ۱۱۰ یا گزارش حراست. |
| پیوستها | File | بله | اسکن گزارش پلیس (اجباری برای بستن حساب). |
۵. سناریوهای کاربردی (Use Cases)
سناریوی ۱: زنده شدن مرده (Zombie Asset)
یک مانیتور پارسال "مفقود" اعلام شد و سند خروجش صادر شد (زیان شناسایی شد). امسال در انبارگردانی، در کمد یک کارمند پیدا میشود!
- عملیات: ثبت سند «تحصیل دارایی (یافت شده)».
- ارزشگذاری: با ارزش کارشناسی روز یا ارزش اسمی (۱ ریال) ثبت میشود.
- حسابداری: طرف حساب، "درآمد ناشی از شناسایی دارایی" (یا تعدیلات سنواتی) خواهد بود.
سناریوی ۲: کسری انبارگردانی دولتی
در وزارتخانه، ۱۰ صندلی کم آمده.
- طبق ماده قانون، جمعدار مسئول جبران خسارت است.
- سیستم سند خروج میزند.
- همزمان یک نامه به سیستم حقوق و دستمزد (Payroll) میفرستد تا مبلغ خسارت از حقوق ماهانه جمعدار کسر شود.
سناریوی ۳: سرقت در جریان ساخت (CIP Theft)
کابلهای مسی یک پروژه نیمهکاره دزدیده شده.
- چون هنوز "دارایی ثابت" نشده و در حساب "پروژه" است، استهلاک ندارد.
- مبلغ کابلهای دزدیده شده مستقیماً از حساب "دارایی در جریان تکمیل" کسر و به "زیان حوادث" منتقل میشود.
۶. تعامل با سایر بخشها (Integration)
-
با منابع انسانی (HR / Payroll):
- اگر گزینه "جریمه پرسنل" فعال شود، سیستم باید یک وام/کسورات برای کارمند در ماژول حقوق ایجاد کند.
-
با حسابهای انتظامی (Off-Balance Sheet):
- در سازمانهای دولتی، وقتی پرونده به دادگاه میرود، دارایی از دفاتر خارج میشود اما در "حسابهای انتظامی" (طرف حسابهای انتظامی) باز میماند تا رای دادگاه بیاید. سیستم باید این حسابداری سایه (Shadow Accounting) را پشتیبانی کند.
۷. ملاحظات فنی برای توسعهدهندگان (Developer Notes)
الف) تعلیق دارایی (Asset Suspension Logic)
وقتی وضعیت دارایی Lost - Pending است:
- نباید در لیست "اموالگردانی دور بعد" بیاید (چون میدانیم نیست).
- نباید برایش "استهلاک" محاسبه شود (مگر اینکه تنظیمات بگوید ادامه بده).
- نباید اجازه "نقل و انتقال" داشته باشد.
ب) محرمانگی (Privacy & Security)
اطلاعات مربوط به "سرقت" و "مقصرین" حساس است.
- دسترسی به این فرم باید محدود به مدیران ارشد و حراست باشد. جمعدار عادی نباید بتواند گزارش پلیس را ببیند یا پاک کند.
ج) تاریخ موثر (Effective Date Backdating)
اگر سرقت امروز کشف شود اما دزد اعتراف کند که ۶ ماه پیش دزدیده:
- سیستم باید بتواند استهلاک ۶ ماه گذشته را (که اشتباهاً محاسبه شده) برگشت دهد (Reversal).
۸. پرسشهای متداول (FAQ)
س: اگر بیمه پول خسارت را ۶ ماه بعد بدهد، سند چطور صادر میشود؟
- پاسخ:
- ماه ۱ (زمان سرقت): دارایی خارج میشود و کل مبلغ به حساب "حسابهای دریافتنی از بیمه" (یا حسابهای متفرقه) میرود.
- ماه ۶ (دریافت چک): حساب دریافتنی بستانکار و بانک بدهکار میشود. اگر بیمه کمتر داد، مابهالتفاوت زیان میشود.
س: آیا مفقودی نیاز به تایید سادا (دولت) دارد؟
- پاسخ: بله. در سامانه سادا گزینهای برای "اعلام مفقودی/سرقت" وجود دارد. تا زمانی که پلیس تایید نکند، سادا اجازه حذف نهایی پلاک را نمیدهد.
س: تفاوت "کسری انبارگردانی" با "مفقودی" چیست؟
- پاسخ: "کسری" یک وضعیت موقت در حین شمارش است (شاید در اتاق بغلی باشد). "مفقودی" یک وضعیت تثبیت شده پس از پایان جستجو است که منجر به سند مالی میشود.