مخارج پس از تحصیل (Subsequent Expenditures)
مسیر دسترسی: دارایی ثابت > عملیات > مخارج پس از تحصیل (یا در فرم تعدیلات)
نام فنی: AssetSubsequentExpenditure
۱. مقدمه: دوراهی بزرگ (The Great Dilemma)
وقتی شما برای یک دارایی خرج میکنید (مثلاً موتور کامیون را تعمیر میکنید)، سیستم ERP تابان باید به یک سوال حیاتی پاسخ دهد:
«آیا این پول "هزینه جاری" است یا "سرمایهگذاری مجدد"؟»
- مخارج جاری (Revenue Expenditure / OpEx): خرجهایی که فقط دارایی را در وضعیت عملیاتی نگه میدارند (مثل تعویض روغن، تعویض لنت، رنگآمیزی دیوار).
- رفتار: به عنوان هزینه تعمیر و نگهداری در صورت سود و زیان ثبت میشود.
- مخارج سرمایهای (Capital Expenditure / CapEx): خرجهایی که باعث بهبود دارایی میشوند (افزایش عمر، افزایش ظرفیت، کاهش هزینه عملیاتی).
- رفتار: به بهای تمام شده دارایی اضافه شده (Capitalize) و در سالهای آینده مستهلک میشود.
۲. منطق تصمیمگیری (Decision Logic)
سیستم باید بر اساس فلوچارت زیر (استاندارد حسابداری ۱۱) رفتار کند:
- شرط ۱: آیا عمر مفید دارایی زیاد شده؟ (بله -> CapEx)
- شرط ۲: آیا ظرفیت تولید یا کیفیت محصول بالا رفته؟ (بله -> CapEx)
- شرط ۳: آیا هزینه قابل توجه است؟ (اصل اهمیت). اگر هزینه ناچیز باشد، حتی اگر عمر را زیاد کند، معمولاً جاری تلقی میشود.
۳. انواع مخارج پس از تحصیل
در ERP تابان، کاربر باید یکی از انواع زیر را انتخاب کند تا سیستم بداند چه سند حسابداری صادر کند:
الف) تعمیر و نگهداری جزئی (Repairs & Maintenance)
- ماهیت: جلوگیری از خرابی یا رفع خرابی سطحی.
- مثال: سرویس دورهای آسانسور، تعویض لامپ، پنچرگیری.
- سند حسابداری:
- بدهکار: هزینه تعمیر و نگهداری (سود و زیان).
- بستانکار: بانک / حسابهای پرداختنی.
- اثر بر دارایی: هیچ (ارزش دفتری تغییر نمیکند).
ب) تعمیرات اساسی / نوسازی (Major Overhaul / Renovation)
- ماهیت: بازسازی کلی که عمر دارایی را احیا میکند.
- مثال: تعویض کامل موتور کشتی، بازسازی کلی ساختمان (لولهکشی و سیمکشی مجدد).
- سند حسابداری:
- بدهکار: دارایی ثابت (افزایش بها).
- بستانکار: بانک.
- اثر بر دارایی: بهای تمام شده افزایش مییابد + عمر مفید (احتمالاً) بازنگری میشود.
ج) الحاق و گسترش (Additions)
- ماهیت: اضافه کردن یک بخش فیزیکی جدید به دارایی موجود.
- مثال: اضافه کردن یک طبقه به ساختمان، اضافه کردن رم ۴ گیگ به لپتاپ.
- سند حسابداری: افزایش بهای دارایی (یا ایجاد یک "جزء" جدید).
د) تعویض قطعات اصلی (Replacement of Parts)
- ماهیت: برداشتن یک قطعه گرانقیمت قدیمی و گذاشتن قطعه نو.
- نکته پیشرفته (استاندارد IFRS): در اینجا باید ارزش دفتری قطعه قدیمی حذف شود و ارزش قطعه نو اضافه شود. (اگر سیستم حسابداری اجزاء نداشته باشد، معمولاً فقط مابهالتفاوت اضافه میشود یا به عنوان تعمیر اساسی ثبت میشود).
۴. جزئیات فرم ثبت مخارج (Form Details)
این فرم ترکیبی از ماژول "تدارکات" و "اموال" است.
| عنوان فیلد | نوع | الزامی؟ | شرح و منطق بیزینسی |
|---|---|---|---|
| دارایی | Lookup | بله | انتخاب پلاک اموال. |
| نوع مخارج | Enum | بله | جاری (OpEx) / سرمایهای (CapEx). |
| شرح هزینه | Text | بله | مثلاً: "تعویض گیربکس دستگاه تراش". |
| مبلغ هزینه | Money | بله | مبلغ فاکتور تعمیرات/خرید قطعه. |
| تامینکننده | Lookup | خیر | تعمیرکار یا فروشنده قطعه. |
| آیا عمر مفید تغییر کرد؟ | Bool | شرطی | (فقط در CapEx) اگر بله، عمر جدید چقدر است؟ |
| شماره فاکتور / دستور کار | Link | خیر | لینک به ماژول تدارکات یا نت (CMMS). |
۵. سناریوهای کاربردی (Use Cases)
سناریوی ۱: تعویض هارد سرور (OpEx vs CapEx)
هارد سرور سوخته و با یک هارد مشابه تعویض میشود (هزینه ۵ میلیون).
- تحلیل: آیا عمر سرور زیاد شد؟ خیر. آیا ظرفیت زیاد شد؟ خیر (جایگزین شد).
- انتخاب کاربر: «هزینه جاری».
- نتیجه: ۵ میلیون تومان به حساب "هزینه تعمیرات تجهیزات رایانهای" میرود.
سناریوی ۲: ارتقای سرور (Upgrade)
روی همان سرور قبلی، ۳۲ گیگ رم اضافه میکنیم تا سرعتش بالا برود (هزینه ۲۰ میلیون).
- تحلیل: بهبود عملکرد (Performance Improvement).
- انتخاب کاربر: «مخارج سرمایهای (الحاق)».
- نتیجه: ۲۰ میلیون به بهای تمام شده سرور اضافه میشود. استهلاک ماهانه سرور از ماه بعد افزایش مییابد (چون پایه استهلاک زیاد شده).
سناریوی ۳: تعمیر اساسی ساختمان (Renovation)
سیستم گرمایش مرکزی ساختمان اداری با هزینه ۱ میلیارد تومان کلاً عوض میشود.
- انتخاب: مخارج سرمایهای.
- عملیات تکمیلی: کاربر عمر مفید تاسیسات ساختمان را هم ۵ سال تمدید میکند.
- نتیجه: ارزش دفتری ساختمان ۱ میلیارد زیاد میشود، اما چون عمر مفید هم زیاد شده، ممکن است هزینه استهلاک ماهانه تغییر زیادی نکند (پخش شدن مبلغ در زمان طولانیتر).
۶. تعامل با سایر بخشها (Integration)
۶-۱. با ماژول نگهداری و تعمیرات (CMMS) - حیاتی
این نقطه اتصال، رویای مدیران فنی و مالی است.
- مهندس فنی یک «دستور کار» (Work Order) باز میکند: "تعمیر اساسی توربین".
- قطعات و دستمزد در دستور کار ثبت میشود (جمعاً ۵۰۰ میلیون).
- مهندس فنی هنگام بستن دستور کار، تیک «تعمیر اساسی (Major Overhaul)» را میزند.
- سیستم: به جای اینکه ۵۰۰ میلیون را هزینه کند، یک فرم "مخارج سرمایهای" در کارتابل اموال ایجاد میکند.
- حسابدار اموال فقط تایید میکند.
۶-۲. با انبار (Inventory)
اگر قطعهای از انبار خارج شود (حواله مصرف) که گرانقیمت باشد:
- سیستم بر اساس "حد نصاب" میتواند پیشنهاد دهد که این قطعه باید روی دارایی مادر Capitalize شود، نه اینکه صرفاً مصرف شود.
۷. منطق محاسباتی (Recalculation Engine)
پس از ثبت یک خرج سرمایهای (CapEx)، موتور استهلاک باید فرمول زیر را اجرا کند:
نکته: این تغییر "آتینگر" است و استهلاک ماههای قبل را تغییر نمیدهد.
۸. پرسشهای متداول (FAQ)
س: اگر هزینهای "سرمایهای" باشد اما مبلغش کم باشد (مثلاً ۱۰۰ هزار تومان)، چه کنیم؟
- پاسخ: طبق اصل «اهمیت» (Materiality) در حسابداری، شرکتها یک "کف قیمتی" تعیین میکنند. اگر هزینه زیر آن مبلغ باشد، حتی اگر عمر را زیاد کند، به عنوان "هزینه جاری" ثبت میشود تا پیچیدگی محاسبات کم شود.
س: در بخش دولتی (نظام نوین)، تعمیرات اساسی چگونه ثبت میشود؟
- پاسخ: در دولت، معمولاً از سرفصل بودجه "تملک داراییهای سرمایهای" برای تعمیرات اساسی استفاده میشود. سیستم باید اجازه دهد کد بودجه مربوطه انتخاب شود و حساب "دارایی" بدهکار شود.
س: آیا میتوانم مخارج سرمایهای را روی "دارایی کاملاً مستهلک شده" انجام دهم؟
- پاسخ: بله. این کار باعث میشود ارزش دفتری دارایی از صفر (یا ۱ ریال) به مبلغ هزینه انجام شده افزایش یابد و دارایی دوباره "زنده" شود و برای آن استهلاک جدید محاسبه گردد (معمولاً همراه با بازنگری عمر مفید).