تغییر وضعیت دارایی (Asset Status Change)
مسیر دسترسی: دارایی ثابت > عملیات > تغییر وضعیت
نام فنی: AssetStatusChange
۱. مقدمه و فلسفه وجودی
داراییهای ثابت همیشه در حال کار (Active) نیستند.
- ممکن است یک دستگاه خراب شود و ۶ ماه در تعمیرگاه باشد.
- ممکن است یک خودرو دزدیده شود و وضعیتش نامشخص باشد.
- ممکن است یک خط تولید متوقف شود و ماشینآلاتش "راکد" شوند.
ماژول تغییر وضعیت وظیفه دارد این تغییرات فیزیکی را به منطقهای سیستمی (مثل توقف استهلاک یا قفل کردن نقلوانتقال) ترجمه کند. بدون این ماژول، گزارشات مالی "دروغ" میگویند (مثلاً برای دستگاهی که دزدیده شده، همچنان هزینه استهلاک شناسایی میکنند!).
۲. چرخه حیات و وضعیتهای استاندارد (State Lifecycle)
ERP تابان از وضعیتهای استاندارد زیر پشتیبانی میکند. هر وضعیت، رفتار سیستم را تغییر میدهد:
| وضعیت (Status) | شرح بیزینسی | آیا استهلاک محاسبه میشود؟ | آیا قابل انتقال است؟ |
|---|---|---|---|
| فعال (Active) | وضعیت عادی. دارایی در حال استفاده است. | ✅ بله | ✅ بله |
| راکد / بلااستفاده (Idle) | دارایی سالم است اما فعلاً استفاده نمیشود (در انبار خوابیده). | ✅ بله (طبق استاندارد ۱۱) | ✅ بله |
| در دست تعمیر (Under Repair) | دارایی موقتاً از دسترس خارج شده (نزد تعمیرکار). | ✅ بله (معمولاً) | ❌ خیر (قفل) |
| نگهداری برای فروش (Held for Sale) | تصمیم قطعی برای فروش گرفته شده. منتظر خریدار. | ❌ خیر (متوقف) | ❌ خیر |
| مفقود / سرقت (Lost/Stolen) | دارایی وجود ندارد، اما هنوز از دفاتر حذف نشده (بلاتکلیف). | ❌ خیر (تعلیق) | ❌ خیر |
| اسقاط شده (Scrapped) | دارایی از دفاتر حذف شده (لاشه). | -- (پایان عمر) | -- |
| فروخته شده (Sold) | دارایی از دفاتر حذف شده (خروج). | -- (پایان عمر) | -- |
نکته مهم قانونی (ایران): طبق استانداردهای حسابداری ایران، دارایی «راکد» همچنان مستهلک میشود (چون فرسودگی ناشی از گذشت زمان دارد)، مگر اینکه رسماً به طبقه «نگهداری برای فروش» (مبحث داراییهای غیرجاری نگهداری شده برای فروش) منتقل شود.
۳. منطق عملکردی فرم (Functional Logic)
این فرم صرفاً یک ویرایشگر نیست؛ بلکه یک "تراکنش" (Transaction) است.
۳-۱. تاریخ مؤثر (Effective Date)
کاربر باید مشخص کند این تغییر وضعیت از چه تاریخی رخ داده است.
- مثال: امروز (۱۵ مهر) متوجه شدیم دستگاه از ۱ مهر خراب بوده است.
- اثر: موتور استهلاک باید هوشمند باشد و اگر استهلاک مهرماه را حساب کرده، آن را اصلاح (Reverse) کند یا تعدیل نماید.
۳-۲. مستندات مثبته
تغییر وضعیت "الکی" نیست! سیستم برای برخی وضعیتها مدرک میخواهد:
- تغییر به سرقت -> اجبار به آپلود "صورتجلسه پلیس/حراست".
- تغییر به اسقاط -> اجبار به آپلود "نظریه کارشناس فنی".
- تغییر به راکد -> (در دولتی) اجبار به ثبت در سامانه سادا به عنوان "مازاد".
۴. جزئیات فرم تغییر وضعیت (Form Details)
| عنوان فیلد | نوع داده | الزامی؟ | شرح و منطق بیزینسی |
|---|---|---|---|
| شماره سند | String | قفل | تولید خودکار (مثلاً STC-1403-101). |
| دارایی | Lookup | بله | انتخاب دارایی (فقط داراییهایی که هنوز در دفاتر موجودند). |
| وضعیت جاری | Enum | قفل | وضعیت فعلی را نشان میدهد (مثلاً: فعال). |
| وضعیت جدید | Enum | بله | انتخاب وضعیت مقصد (مثلاً: راکد). |
| تاریخ تغییر | Date | بله | تاریخ وقوع رخداد. |
| علت تغییر | Enum | بله | (خرابی فنی، مازاد بر نیاز، دستور مدیریت، سرقت). |
| توضیحات | Text | خیر | شرح جزئیات (مثلاً: موتور سوخت و فعلاً قطعه یدکی ندارد). |
| پیوستها | File | شرطی | مدارک ضمیمه. |
۵. سناریوهای کاربردی (Use Cases)
سناریوی ۱: آمادهسازی برای مزایده (بخش دولتی/خصوصی)
شرکت تصمیم میگیرد ۱۰ خودرو را بفروشد. مزایده ۲ ماه طول میکشد.
- اقدام: تغییر وضعیت خودروها از "فعال" به "نگهداری برای فروش".
- اثر مالی: سیستم محاسبه استهلاک را برای این خودروها متوقف میکند (تا ارزش دفتری ثابت بماند و سود/زیان فروش دقیق محاسبه شود).
- اثر عملیاتی: این خودروها دیگر در لیست "انتقال به پرسنل" نمایش داده نمیشوند (قفل میشوند).
سناریوی ۲: سرقت نامشخص (Legal Limbo)
یک لپتاپ از اتاق کنفرانس دزدیده شده. حراست در حال پیگیری است و هنوز دزد پیدا نشده.
- اقدام: تغییر وضعیت به "مفقود/سرقت".
- اثر مالی: دارایی از حسابهای عملیاتی خارج و به "حسابهای انتظامی" (یا وضعیت تعلیق) میرود. استهلاک متوقف میشود.
- نتیجه نهایی: ۶ ماه بعد اگر پیدا شد -> وضعیت برمیگردد به "فعال". اگر پیدا نشد -> تغییر وضعیت به "خروج نهایی" (Write-off).
سناریوی ۳: تعمیرات اساسی (Overhaul)
توربین نیروگاه برای تعمیرات اساسی (اورهال) باز میشود و ۳ ماه خاموش است.
- اقدام: تغییر وضعیت به "در دست تعمیر".
- اثر: در این مدت جمعدار نمیتواند آن را به کسی تحویل دهد.
- نکته: استهلاک در زمان تعمیرات اساسی (اگر منجر به توقف تولید شود) ممکن است طبق سیاست شرکت متوقف شود یا ادامه یابد. (این یک تنظیم در
Depreciation Profileاست).
۶. تعامل با سایر بخشها (Integration)
-
با ماژول نگهداری و تعمیرات (CMMS):
- وقتی در ماژول تعمیرات، یک "دستور کار" (Work Order) باز میشود، سیستم میتواند به صورت خودکار وضعیت دارایی را در FAM به "در دست تعمیر" تغییر دهد.
- وقتی تعمیر تمام شد، وضعیت به "فعال" برمیگردد.
-
با سامانه سادا (بخش دولتی):
- اگر وضعیت دارایی دولتی به "راکد" (مازاد) تغییر کند، ERP تابان باید این تغییر را از طریق وبسرویس به سادا مخابره کند تا وزارت دارایی بداند این دستگاه مازاد است و شاید بخواهد به اداره دیگری منتقل کند.
۷. ملاحظات فنی برای توسعهدهندگان (Developer Notes)
الف) تاریخچه وضعیت (State History Pattern)
هرگز روی فیلد Status در جدول AssetMaster دستور UPDATE نزنید بدون اینکه سابقه را نگه دارید.
- جدول
AssetStatusHistoryباید تمام تغییرات را باUserIDوTimestampذخیره کند. - این تاریخچه برای گزارش "کارکرد دارایی" (Availability Report) حیاتی است. (دستگاه چند درصد سال در دسترس بوده؟).
ب) اعتبارسنجی ماتریسی (State Transition Matrix)
همه تغییر وضعیتها مجاز نیستند.
- غلط: تغییر از "اسقاط شده" به "فعال" (زنده کردن مرده!).
- غلط: تغییر از "فروخته شده" به "راکد".
- صحیح: سیستم باید یک ماتریس داشته باشد که بگوید از وضعیت A به کدام وضعیتها میتوان رفت.
ج) بازگشت به عقب (Rollback Logic)
اگر کاربری اشتباهاً وضعیت را "سرقت" زد و فردا پشیمان شد:
- باید امکان "ابطال سند تغییر وضعیت" وجود داشته باشد، به شرطی که سند حسابداری نهایی صادر نشده باشد.
۸. پرسشهای متداول (FAQ)
س: تفاوت "راکد" (Idle) با "اسقاط" (Scrapped) چیست؟
- پاسخ:
- راکد: دارایی سالم است، فقط فعلاً کاری برایش نداریم. هنوز ارزش دارد و در ترازنامه است.
- اسقاط: دارایی خراب و غیرقابل استفاده است (آهن قراضه). باید از ترازنامه خارج شود.
س: آیا تغییر وضعیت سند حسابداری صادر میکند؟
- پاسخ:
- تغییراتی مثل "فعال به راکد" معمولاً سند مالی ندارند (فقط اثر محاسباتی دارند).
- اما تغییر به "نگهداری برای فروش" در استانداردهای IFRS ممکن است نیاز به سند تجدید طبقهبندی (Reclassification) داشته باشد. در ایران معمولاً سند نمیخورد تا لحظه فروش قطعی.
س: اگر دارایی "در دست تعمیر" باشد، میتوانیم آن را اموالگردانی کنیم؟
- پاسخ: بله، اما در لیست اموالگردانی جلوی آن تیک "نزد تعمیرکار" میخورد و جمعدار به جای دیدن خودِ کالا، "رسید تعمیرگاه" را اسکن یا رویت میکند.