پرش به محتویات

مدیریت اموال و دارایی‌های ثابت (Fixed Asset Management)

۱. مقدمه و فلسفه وجودی

در ترازنامه هر سازمان بالغ، چه یک وزارتخانه دولتی باشد و چه یک هلدینگ تولیدی، سرفصل «دارایی‌های ثابت مشهود» (Non-Current Assets) معمولاً سنگین‌ترین وزن را از نظر ارزش ریالی دارد. زمین‌ها، ساختمان‌ها، ماشین‌آلات تولید، سرورهای گران‌قیمت و ناوگان حمل‌ونقل، موتور محرک عملیات سازمان هستند.

ماژول «مدیریت دارایی ثابت» (FAM) در ERP تابان، پاسخی جامع به یک چالش دوگانه و همیشگی است:

«چگونه هم‌زمان هم کنترل فیزیکی (این دارایی کجاست و دست کیست؟) و هم کنترل مالی (ارزش دفتری این دارایی چقدر است؟) را با دقت صد در صد و منطبق با قوانین مدیریت کنیم؟»

تفاوت با کالای مصرفی

برخلاف موجودی کالا (Inventory) که گردش سریعی دارد، دارایی‌های ثابت «عمر طولانی» دارند. آن‌ها «متولد» می‌شوند (خرید)، «پیر» می‌شوند (استهلاک)، ممکن است «بیمار» شوند (خرابی/تعمیر) و در نهایت «می‌میرند» (اسقاط/فروش). سیستم FAM تابان، پرونده هویتی و پزشکی این موجودات را در تمام طول عمرشان مدیریت می‌کند.

۲. معماری دوگانه: یک سیستم، دو دنیا (Hybrid Architecture)

بزرگترین مزیت رقابتی ماژول FAM در ERP تابان، معماری «پیکربندی‌پذیر» (Configurable) آن است. این سیستم در هسته خود دارای یک سوئیچ هوشمند است که بر اساس «پروفایل سازمان»، رفتار سیستم را تغییر می‌دهد.

جدول مقایسه رفتار سیستم در دو پروفایل

ویژگی / بُعد پروفایل بخش دولتی (Public Sector) پروفایل بخش خصوصی (Private Sector)
هدف اصلی تطبیق قانونی (Compliance): رعایت قانون محاسبات عمومی و حفظ بیت‌المال. سودآوری (Profitability): مدیریت بازده دارایی (ROA) و استفاده از سپر مالیاتی.
مرجع محاسباتی نظام نوین مالی بخش عمومی (VAM) + دستورالعمل‌های دیوان محاسبات. استانداردهای حسابداری (استاندارد ۱۱ و ۱۷) + قانون مالیات‌ها (ماده ۱۴۹).
اتصال به دولت اجباری: اتصال به سامانه جامع اموال دستگاه‌های اجرایی (سادا). اختیاری/مالیاتی: اتصال به سامانه مؤدیان (فقط در زمان فروش دارایی).
کنترل بودجه سخت‌گیرانه: خرید بدون کد اعتبار مصوب (تامین اعتبار) غیرممکن است. مدیریتی: خرید بر اساس بودجه عملیاتی (CapEx) انجام می‌شود.
فرآیند خروج بروکراتیک: انتقال طبق ماده ۱۰۶/۱۰۷، نیاز به مجوز وزارت دارایی، بدون شناسایی سود/زیان. تجاری: فروش بر اساس تصمیم مدیریت، شناسایی سود و زیان ناشی از فروش.
الگوی پلاک‌دهی الزامات خاص برچسب اموال دولتی (کدینگ ۱۴ رقمی کالا). کدینگ داخلی شرکت یا هلدینگ.

۳. اکوسیستم یکپارچه (Integration Ecosystem)

ماژول دارایی ثابت یک جزیره جدا افتاده نیست؛ بلکه «نقطه تلاقی» چهار زیرسیستم اصلی دیگر در ERP تابان است.

۱. ارتباط با زنجیره تامین (Procurement & Inventory)

  • لحظه تشخیص: وقتی انباردار «رسید انبار» صادر می‌کند، سیستم بر اساس «حد نصاب معاملات» و «کدینگ کالا» تشخیص می‌دهد که این کالا مصرفی نیست و باید پلاک بخورد.
  • مثال: خرید ۱۰ عدد لپ‌تاپ. انبار رسید می‌کند -> سیستم FAM بلافاصله ۱۰ رکورد «دارایی در انتظار پلاک» ایجاد می‌کند.

۲. ارتباط با حسابداری (General Ledger)

  • ترجمه مالی: هر اتفاق فیزیکی باید به یک «سند حسابداری» تبدیل شود.
  • عملیات خودکار:
    • خرید دارایی -> سند تحصیل (بدهکار: دارایی ثابت / بستانکار: حساب‌های پرداختنی).
    • استهلاک ماهانه -> سند هزینه (بدهکار: هزینه استهلاک / بستانکار: استهلاک انباشته).

۳. ارتباط با نگهداری و تعمیرات (EAM / Maintenance)

  • هزینه‌های سرمایه‌ای (CapEx): اگر موتور یک کامیون تعویض شود (تعمیر اساسی)، ماژول تعمیرات هزینه را اعلام می‌کند و FAM آن را به ارزش دارایی اضافه می‌کند (تجدید ارزیابی فنی).
  • تعیین وضعیت: اگر واحد فنی گزارش دهد "دستگاه غیرقابل تعمیر است"، وضعیت دارایی در FAM به صورت اتوماتیک به "پیشنهاد اسقاط" تغییر می‌کند.

۴. ارتباط با منابع انسانی (HR)

  • جمعداری: هر دارایی باید یک «تحویل گیرنده» داشته باشد.
  • فرآیند خروج پرسنل: سیستم HR هنگام تسویه حساب کارمند، به صورت خودکار از FAM استعلام می‌گیرد که "آیا پلاک اموالی به نام این شخص مانده است؟".

۴. چرخه حیات دارایی (Asset Lifecycle)

مدیریت دارایی در تابان یک خط مستقیم نیست، بلکه یک چرخه پویا شامل ۶ مرحله است:

  1. برنامه‌ریزی (Planning): درخواست خرید، امکان‌سنجی و تامین اعتبار (لینک به بودجه).
  2. تحصیل (Acquisition): ورود دارایی به سازمان (خرید، ساخت، اهدا) و پلاک‌کوبی.
  3. بهره‌برداری (Operation): تخصیص به پرسنل، جابجایی بین واحدها، تعمیرات و نگهداری.
  4. ارزش‌گذاری (Valuation):
    • استهلاک: کاهش ارزش دفتری در طول زمان.
    • تجدید ارزیابی: افزایش ارزش دارایی (Revaluation) در شرایط تورمی.
  5. ممیزی (Audit): اموال‌گردانی دوره‌ای (با بارکدخوان/RFID) برای کشف مغایرت فیزیکی و دفتری.
  6. تعیین تکلیف (Disposal): تصمیم‌گیری برای پایان عمر (فروش، اسقاط، انتقال، اهدا).

۵. تعاریف کلیدی و واژه‌نامه (Glossary)

برای ایجاد زبان مشترک بین تیم فنی (Developers) و تیم کسب‌وکار (Business)، تعاریف زیر استاندارد شده‌اند:

  • واحد جمعداری (Asset Department): واحد سازمانی مسئول نگهداری فیزیکی (مثلاً "جمعداری ساختمان مرکزی" یا "جمعداری کارخانه").
  • پلاک اموال (Asset Tag): شناسه منحصر‌به‌فرد فیزیکی (برچسب/بارکد/QR) که روی کالا نصب می‌شود.
  • طبقه دارایی (Asset Class): دسته‌بندی مالی که کدینگ حسابداری (معین دارایی، معین استهلاک، معین هزینه) را تعیین می‌کند (مثلاً: وسایل نقلیه، اثاثیه اداری).
  • مرکز هزینه (Cost Center): واحدی که دارایی در آنجا "کار می‌کند" و هزینه استهلاک به پای آن نوشته می‌شود (مثلاً: واحد فروش، خط تولید ۲).
  • ارزش دفتری (Net Book Value - NBV): فرمول: بهای تمام شده تاریخی - استهلاک انباشته - ذخیره کاهش ارزش.
  • دارایی در جریان تکمیل (CIP): پروژه‌هایی که هنوز آماده بهره‌برداری نیستند (مثل ساختمان نیمه‌کاره) و استهلاک ندارند.
  • حد نصاب دارایی (Capitalization Threshold): مبلغی که قانون (یا سیاست شرکت) تعیین می‌کند که زیر آن مبلغ، کالا "هزینه" است و بالای آن "دارایی".

🗂 ماژول مدیریت اموال و دارایی‌های ثابت

🔹 ۱. پیشخوان و کارتابل (Dashboard)

  • کارتابل اموال: (درخواست‌های پلاک‌کوبی، درخواست‌های خروج، تایید مغایرت‌ها).
  • داشبورد مدیریتی: (نمودار وضعیت سلامت، ارزش دفتری کل، دارایی‌های راکد، هشدارهای بیمه).

🔹 ۲. عملیات دارایی (Asset Operations)

  • تحصیل و ایجاد:
    • فراخوانی از انبار (Asset from Inventory)
    • خرید مستقیم / ایجاد دستی (Direct Acquisition)
    • ثبت دارایی‌های پروژه‌ای (Capitalize CIP)
  • مدیریت پرونده: (جستجو، مشاهده کاردکس، ویرایش اطلاعات).
  • نقل و انتقال: (تغییر تحویل‌گیرنده، تغییر مرکز هزینه، تغییر محل استقرار).
  • اموال‌گردانی: (ایجاد دوره شمارش، ورود اطلاعات شمارش، مغایرت‌گیری).

🔹 ۳. فرآیندهای مالی (Financial Processes)

  • محاسبه استهلاک: (اجرای موتور استهلاک ماهانه).
  • تجدید ارزیابی: (ثبت ارزش کارشناسی جدید و صدور سند مازاد).
  • تعدیلات: (اصلاح نرخ، تغییر روش استهلاک، اصلاح بهای تمام شده).
  • بستن دوره مالی اموال.

🔹 ۴. خروج و کنارگذاری (Retirement & Disposal)

  • ثبت رخداد: (اعلام خرابی، سرقت، مازاد، پایان عمر).
  • کارتابل تصمیم‌گیری: (پنل کمیسیون اموال برای تعیین روش خروج).
  • اجرای خروج: (فروش مزایده‌ای، اسقاط و انهدام، انتقال، اهدا، پیگیری حقوقی).

🔹 ۵. گزارشات (Reports)

  • گزارشات قانونی: (فرم ۱۶۶ مالیاتی، فرم‌های ۱۰ و ۱۱ اموال دولتی).
  • گزارشات تحلیلی: (کاردکس ریالی، گزارش مرور دارایی‌ها، پیش‌بینی استهلاک).
  • گزارشات مغایرت: (مغایرت انبار و اموال، مغایرت حسابداری).

🔹 ۶. تنظیمات و اطلاعات پایه (Settings)

  • پروفایل سازمان: (سوئیچ دولتی/خصوصی).
  • تعاریف پایه: (گروه‌ها، طبقات، روش‌های استهلاک، دفاتر استهلاک).
  • تنظیمات پلاک: (الگوی شماره‌دهی، طراحی لیبل بارکد).
  • موتور قوانین: (تنظیمات هشدارهای خروج و نگهداری).

۷. مثال کاربردی (Use Case Scenario)

سناریو: خرید یک "سرور محاسباتی" به ارزش ۵۰۰ میلیون تومان.

  1. در بخش دولتی:

    • سیستم چک می‌کند آیا "بودجه تجهیزات تملک دارایی‌های سرمایه‌ای" اعتبار دارد؟
    • پس از خرید، پلاک اموال دولتی (برچسب ۱۴ رقمی) می‌خورد.
    • اطلاعات از طریق وب‌سرویس به سامانه سادا ارسال می‌شود.
    • هزینه استهلاک صرفاً جنبه دفتری دارد و سود و زیان دستگاه را تحت تاثیر قرار نمی‌دهد.

  2. در بخش خصوصی:

    • سیستم چک می‌کند آیا خرید توجیه اقتصادی (ROI) دارد؟
    • پلاک داخلی شرکت می‌خورد.
    • حسابدار روش استهلاک "نزولی" را انتخاب می‌کند تا در سال‌های اول هزینه بیشتری شناسایی کرده و مالیات کمتری پرداخت کند (استراتژی سپر مالیاتی).